Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính về đăng ký doanh nghiệp, việc xuất hiện những sai sót về mặt thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) là tình huống không hiếm gặp. Những lỗi này có thể phát sinh từ khâu kê khai của doanh nghiệp hoặc do sơ suất trong quá trình nhập liệu của chuyên viên Phòng Đăng ký kinh doanh. Để đảm bảo tính chính xác của Cơ sở dữ liệu quốc gia, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin kịp thời.

Tại sao cần hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp. Khi thông tin trên giấy chứng nhận này không khớp với hồ sơ đăng ký hoặc không chính xác so với thực tế đã kê khai, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong các giao dịch dân sự, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các thủ tục thuế, ngân hàng.

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, việc hiệu đính thông tin là quá trình rà soát, kiểm tra đối chiếu và bổ sung, sửa đổi các thông tin chưa chính xác trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Cập nhật tháng 10/2018)

Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, các doanh nghiệp cần lưu ý áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, mang đến một số điều chỉnh quan trọng về quy trình đăng ký qua mạng.

Quy trình thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin

Đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, trình tự thực hiện hiệu đính được chia thành các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
• Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ qua dịch vụ chuyển phát của bưu điện.
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đúng quy định, cơ quan này sẽ thực hiện hiệu đính thông tin và cấp GCNĐKDN mới hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và các nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký (trực tiếp hoặc qua bưu điện). Khi nhận kết quả trực tiếp, người đi nhận cần mang theo Giấy biên nhận và giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu). Nếu là người được ủy quyền, phải có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ hiệu đính thông tin năm 2018 khá đơn giản, bao gồm:

1. Giấy đề nghị hiệu đính thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận hoặc Giấy xác nhận đã được cấp (có sai sót);
3. Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật);
4. Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 78/2015/NĐ-CP: "Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp hoặc trực tiếp thực hiện việc hiệu đính thông tin theo quy định."

Việc nắm vững các quy định về hiệu đính thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu pháp lý mà còn tránh được những rắc rối không đáng có trong quá trình vận hành kinh doanh. Với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, các thủ tục hành chính đang ngày càng trở nên minh bạch và thuận tiện hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.