Ngày 30/12/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán 2015. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, thay thế các quy định cũ tại Nghị định 128/2004/NĐ-CP và Nghị định 129/2004/NĐ-CP, mang lại một khung pháp lý mới chặt chẽ hơn cho công tác kế toán tại Việt Nam kể từ đầu năm 2017.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn?

Một trong những nội dung cốt lõi của Nghị định 174/2016/NĐ-CP là việc phân loại và quy định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý kho lưu trữ và tránh các rủi ro pháp lý khi có thanh tra, kiểm tra.

Tài liệu lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu sau đây bắt buộc phải được lưu giữ ít nhất 10 năm:

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán.
• Tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (bao gồm cả báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C).
• Tài liệu liên quan đến việc thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc giải thể doanh nghiệp.

Tài liệu lưu trữ tối thiểu 5 năm

Ngược lại, đối với các chứng từ mang tính chất hành chính, không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán), thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm theo quy định tại Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Siết chặt tiêu chuẩn phụ trách kế toán và kế toán trưởng

Nghị định mới cũng đặt ra lộ trình chuyển tiếp nghiêm ngặt đối với đội ngũ nhân sự kế toán. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày 01/01/2017, những người đang giữ vị trí phụ trách kế toán mà chưa có chứng chỉ kế toán trưởng theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 54 Luật kế toán 2015 bắt buộc phải hoàn thành việc bồi dưỡng và cấp chứng chỉ này.

Điều này đồng nghĩa với việc đến hết năm 2018, tất cả phụ trách kế toán tại các đơn vị kế toán phải chuẩn hóa trình độ chuyên môn. Đây là bước đi nhằm nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Lá chắn cho dịch vụ kế toán

Một điểm mới đáng chú ý khác dành cho các đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán là quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp tại Điều 28 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Theo đó:

"Đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để có nguồn chi trả bồi thường thiệt hại cho khách hàng do rủi ro trong quá trình kế toán viên hành nghề của đơn vị mình cung cấp dịch vụ cho khách hàng."

Thời hạn thực hiện việc mua bảo hiểm này là chậm nhất 60 ngày kể từ ngày kế toán viên được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề tại đơn vị. Quy định này không chỉ bảo vệ quyền lợi của khách hàng mà còn giúp giảm thiểu rủi ro tài chính cho chính các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán khi có sai sót xảy ra.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp

Với việc áp dụng Nghị định 174/2016/NĐ-CP từ đầu năm 2017, các doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau:

1. Rà soát lại kho lưu trữ: Phân loại tài liệu theo mốc 5 năm và 10 năm để có kế hoạch bảo quản hoặc tiêu hủy đúng quy trình.
2. Kiểm tra bằng cấp nhân sự: Đảm bảo kế toán trưởng và phụ trách kế toán có đủ chứng chỉ theo lộ trình 24 tháng.
3. Cập nhật quy chế nội bộ: Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán phù hợp với quy định tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững và minh bạch trong mắt các nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước.