Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hoàn tất thủ tục thông quan mới chỉ là bước khởi đầu. Nghĩa vụ thực sự kéo dài nhiều năm sau đó thông qua việc lưu giữ hồ sơ. Đối với các công ty hợp danh, việc quản lý chứng từ không chặt chẽ có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý nghiêm trọng khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra sau thông quan.

Thời hạn 05 năm - Con số "vàng" doanh nghiệp cần ghi nhớ

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ, bảo quản bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.

Đáng chú ý, quy định này áp dụng cho mọi trường hợp, kể cả khi doanh nghiệp thực hiện khai hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan. Việc ủy quyền cho bên thứ ba không làm thay đổi trách nhiệm cuối cùng của doanh nghiệp trong việc bảo quản hồ sơ gốc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Danh mục hồ sơ hải quan "bất di bất dịch" phải lưu giữ

Căn cứ vào Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), danh mục chứng từ cần lưu giữ rất đa dạng, bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ quan trọng nhất ghi nhận mọi thông tin về lô hàng.
• Chứng từ thương mại: Hợp đồng mua bán hàng hóa (bao gồm cả hợp đồng gia công, thuê mướn), hóa đơn thương mại hoặc chứng từ thanh toán tương đương.
• Chứng từ vận tải: Vận đơn (Bill of Lading) hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương.
• Chứng từ chuyên ngành: Giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý).
• Chứng từ xuất xứ: C/O (Certificate of Origin) đối với các trường hợp được hưởng ưu đãi thuế quan hoặc theo yêu cầu quản lý.
• Hồ sơ kỹ thuật: Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần liên quan đến hàng hóa.
• Sổ sách kế toán: Các dữ liệu, chứng từ về xuất kho, nhập kho hàng hóa liên quan trực tiếp đến lô hàng hải quan.

Chế độ lưu trữ: Giấy hay điện tử mới là đúng luật?

Trong kỷ nguyên số, pháp luật Việt Nam đã có những bước tiến linh hoạt để hỗ trợ doanh nghiệp. Bản chính của các chứng từ hải quan có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy.

"Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan thì doanh nghiệp phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp phải lưu bản điện tử."

Việc lưu trữ này không chỉ đơn thuần là cất giữ mà phải đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành.

Lời khuyên pháp lý cho công ty hợp danh

Đối với mô hình công ty hợp danh, nơi các thành viên hợp danh cùng liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình, rủi ro từ việc vi phạm quy định hải quan có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cá nhân của các thành viên. Do đó, doanh nghiệp cần:

1. Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, phân loại theo năm và theo loại hình xuất nhập khẩu.
2. Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu để sao lưu chứng từ điện tử, tránh mất mát do sự cố kỹ thuật.
3. Thường xuyên rà soát thời hạn lưu trữ để đảm bảo không tiêu hủy hồ sơ trước thời hạn 05 năm quy định.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về lưu giữ hồ sơ hải quan không chỉ giúp công ty hợp danh tránh được các khoản phạt hành chính mà còn khẳng định uy tín và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh quốc tế.