Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú, việc thực hiện đúng các quy định về quản lý cư trú không chỉ là trách nhiệm đối với cơ quan nhà nước mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo an ninh, an toàn cho khách hàng và cơ sở. Đặc biệt, kể từ khi Luật Cư trú 2020 có hiệu lực, nhiều quy trình đã được đơn giản hóa nhưng yêu cầu về tính kịp thời và chính xác lại cao hơn.

1. Căn cứ pháp lý và trách nhiệm của cơ sở lưu trú

Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Cư trú 2020, khi có người đến lưu trú, người đại diện cơ sở lưu trú du lịch (khách sạn, nhà nghỉ, homestay...) có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc vào việc khách lưu trú trong thời gian ngắn hay dài.

Việc thông báo này giúp cơ quan Công an nắm bắt biến động dân cư, kịp thời phát hiện các đối tượng nghi vấn và đảm bảo an ninh trật tự tại địa phương. Đối với các khách sạn, việc tuân thủ quy định này còn giúp khẳng định uy tín và tính chuyên nghiệp trong kinh doanh.

2. Hướng dẫn các hình thức thông báo lưu trú năm 2023

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Thông tư 55/2021/TT-BCA, hiện nay các cơ sở có thể lựa chọn một trong các hình thức sau để thực hiện thông báo:

2.1. Thông báo qua ứng dụng định danh điện tử VNeID

Đây là phương thức hiện đại nhất, tận dụng nền tảng chuyển đổi số quốc gia. Người đại diện khách sạn sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để thực hiện:

• Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VNeID trên điện thoại thông minh.
• Bước 2: Truy cập mục "Thủ tục hành chính", chọn "Thông báo lưu trú".
• Bước 3: Chọn cơ sở lưu trú đã đăng ký và nhấn "Tạo mới yêu cầu".
• Bước 4: Nhập thông tin khách hàng (có thể quét mã QR trên CCCD gắn chíp để tự động điền thông tin).
• Bước 5: Kiểm tra lại và nhấn "Gửi yêu cầu".

2.2. Sử dụng phần mềm ASM kết nối trực tiếp

Phần mềm ASM (Quản lý lưu trú) là công cụ đắc lực cho các khách sạn có quy mô lớn. Phần mềm này được kết nối trực tiếp với hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi khách check-in, nhân viên lễ tân chỉ cần quét thẻ CCCD, hệ thống sẽ tự động truyền dữ liệu về cơ quan Công an theo thời gian thực, đảm bảo tính bảo mật và chính xác tuyệt đối.

2.3. Thông báo qua Cổng dịch vụ công quản lý cư trú

Cơ sở lưu trú có thể truy cập địa chỉ dichvucong.dancuquocgia.gov.vn để thực hiện khai báo. Hình thức này phù hợp với việc quản lý hồ sơ trên máy tính, giúp lưu trữ lịch sử khai báo một cách hệ thống.

3. Quy định về thời gian thực hiện thông báo

Tính thời điểm là yếu tố cực kỳ quan trọng để xác định hành vi vi phạm. Khoản 4 Điều 30 Luật Cư trú 2020 quy định:

• Việc thông báo lưu trú phải được thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú.
• Trường hợp người đến lưu trú sau 23 giờ thì việc thông báo phải được thực hiện trước 08 giờ của ngày hôm sau.
• Trường hợp ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột đến lưu trú nhiều lần thì chỉ cần thông báo một lần.

4. Rủi ro pháp lý khi không thực hiện đúng quy định

Nếu khách sạn không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định về thông báo lưu trú, chủ cơ sở sẽ đối mặt với các mức phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 144/2021/NĐ-CP.

Cụ thể, theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 144/2021/NĐ-CP, hành vi không thực hiện đúng quy định về thông báo lưu trú sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tiền là từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Ngoài ra, việc để khách lưu trú mà không khai báo còn có thể dẫn đến những rắc rối phức tạp hơn nếu khách hàng đó liên quan đến các vụ việc vi phạm pháp luật hoặc tệ nạn xã hội tại cơ sở.

Tóm lại, việc nắm vững và thực hiện đúng thủ tục đăng ký lưu trú khách sạn là yêu cầu tiên quyết trong kinh doanh. Với sự hỗ trợ của công nghệ như VNeID và phần mềm ASM, quy trình này hiện nay đã trở nên vô cùng thuận tiện và nhanh chóng.