Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sai sót hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn đang lúng túng giữa hai khái niệm: thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT và thời hạn kê khai thuế GTGT. Sự nhầm lẫn này không chỉ gây khó khăn trong quản lý mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính về thuế.

4 trường hợp bắt buộc phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế phải thực hiện gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong các tình huống sau:

• Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót. Lúc này, người bán gửi Mẫu 04 để hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót về tên, địa chỉ của người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác). Trường hợp này chỉ cần gửi Mẫu 04 mà không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo cho người bán. Người bán phải phản hồi bằng Mẫu 04 theo thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế.
• Trường hợp 4: Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập theo các quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP).

Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT: Hiểu sao cho đúng?

Một trong những điểm gây tranh cãi nhất là quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

"Người bán gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh."

Cần lưu ý rằng, "ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế" (thường là ngày 30 hoặc 31 của tháng/quý) hoàn toàn khác với "thời hạn nộp tờ khai thuế" (ngày 20 của tháng sau hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau). Do đó, thời hạn gửi Mẫu 04 thường kết thúc sớm hơn thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT.

Mâu thuẫn pháp lý và nguyên tắc áp dụng

Hiện nay, có sự mâu thuẫn nhẹ giữa Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc có bắt buộc gửi Mẫu 04 khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hay không. Theo quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, nếu các văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn (tức là Nghị định).

Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và tránh các rắc rối không đáng có với cơ quan quản lý, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên tuân thủ thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ phát sinh hóa đơn sai sót. Việc chủ động rà soát và gửi thông báo kịp thời sẽ giúp minh bạch hóa dữ liệu hóa đơn và tạo thuận lợi cho công tác quyết toán thuế sau này.

Tóm lại, thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không phải là thời hạn kê khai thuế GTGT. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian này để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cao nhất.