Trong cấu trúc vận hành của một doanh nghiệp hiện đại, vị trí Hành chính - Nhân sự (HR) được ví như "xương sống" kết nối giữa người lao động và người sử dụng lao động. Không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng hay quản lý hồ sơ, nhân viên HR còn gánh vác những trách nhiệm pháp lý quan trọng, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Tại thời điểm năm 2019, với sự thay đổi của các quy định về lương tối thiểu vùng và quy trình thu bảo hiểm, khối lượng công việc định kỳ của một nhân viên HR trở nên áp lực hơn bao giờ hết. Dưới đây là lộ trình chi tiết các công việc mà một "người làm nghề nhân sự" cần thực hiện để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Thông báo biến động lao động: Nhiệm vụ đầu tháng không thể quên

Một trong những công việc đầu tiên mà nhân viên HR phải lưu tâm ngay khi bắt đầu tháng mới là việc báo cáo tình hình sử dụng lao động. Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, nếu trong tháng trước đó doanh nghiệp có sự thay đổi về số lượng nhân sự (tuyển mới hoặc chấm dứt hợp đồng), HR phải thực hiện thông báo với Trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở.

"Trước ngày 03 hằng tháng, đơn vị sử dụng lao động phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị nếu có (tính theo tháng dương lịch của tháng trước đó)."

Việc chậm trễ trong khâu này có thể dẫn đến những phiền hà khi cơ quan chức năng thanh tra về tình hình sử dụng lao động và bảo hiểm thất nghiệp của doanh nghiệp.

2. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN: Chậm một ngày, rủi ro lớn

Đây là công việc chiếm nhiều thời gian và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Căn cứ vào Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải hoàn tất việc trích đóng các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.

Nhân viên HR cần lập bảng kê, đối soát danh sách tăng giảm bảo hiểm và đảm bảo quỹ tiền lương đóng BHXH khớp với thực tế chi trả. Việc nộp chậm không chỉ phát sinh lãi chậm nộp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh (BHYT) và các chế độ thai sản, ốm đau của nhân viên.

3. Kinh phí công đoàn: Nghĩa vụ bắt buộc dù có tổ chức công đoàn hay chưa

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng nếu chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở thì không phải đóng kinh phí công đoàn. Tuy nhiên, theo Điều 5 và khoản 2 Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp đều phải đóng kinh phí công đoàn với mức 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Thời hạn đóng cũng tương tự như BHXH, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. Đây là nguồn kinh phí quan trọng để chăm lo đời sống cho người lao động và duy trì hoạt động của hệ thống công đoàn các cấp.

4. Rà soát thang lương, bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng 2019

Năm 2019 ghi nhận sự điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 157/2018/NĐ-CP. Do đó, một công việc định kỳ nhưng cực kỳ quan trọng của HR là rà soát lại toàn bộ hệ thống thang bảng lương của công ty.

Theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP, HR cần đảm bảo:

• Mức lương thấp nhất không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.
• Người lao động đã qua đào tạo phải có mức lương cao hơn ít nhất 7% so với mức tối thiểu vùng.
• Các công việc nặng nhọc, độc hại phải được cộng thêm phụ cấp theo quy định.

Nếu mức lương hiện tại không còn phù hợp, nhân viên HR phải tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng lại thang bảng lương và thực hiện thủ tục đăng ký/thông báo với cơ quan quản lý lao động cấp huyện.

Lời khuyên cho nhân viên Hành chính - Nhân sự

Để quản lý tốt khối lượng công việc khổng lồ này, HR nên xây dựng một "Calendar pháp lý" riêng cho mình. Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự hoặc đơn giản là các bảng tính Excel được cập nhật thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát tốt các mốc thời gian quan trọng. Hãy nhớ rằng, sự cẩn trọng của bạn chính là tấm lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý và tài chính.