Trong thực tế, không ít người cao tuổi hiện nay gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính như hưởng chế độ lương hưu, thừa kế hay giao dịch dân sự do bị mất giấy khai sinh gốc. Đặc biệt, với những người sinh ra trước năm 1945 hoặc trong thời kỳ chiến tranh, việc lưu trữ sổ hộ tịch tại địa phương thường không còn nguyên vẹn. Vậy trong bối cảnh năm 2021, pháp luật quy định như thế nào về việc cấp lại loại giấy tờ quan trọng này?

Người cao tuổi cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ thay thế khi đăng ký lại khai sinh (ảnh minh họa)

1. Điều kiện để được đăng ký lại khai sinh cho người cao tuổi

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Thời điểm đăng ký gốc: Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
• Tình trạng hồ sơ: Cả Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều đã bị mất. Đây là điều kiện tiên quyết, nếu Sổ hộ tịch còn lưu trữ thì người dân chỉ được cấp trích lục khai sinh chứ không được đăng ký lại.
• Nghĩa vụ chứng minh: Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ, tài liệu liên quan để làm căn cứ xác định nội dung khai sinh.
• Sự sống của người yêu cầu: Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải còn sống tại thời điểm cơ quan hộ tịch tiếp nhận hồ sơ.

2. Hồ sơ và các loại giấy tờ thay thế cần chuẩn bị

Đây là bước quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất đối với người cao tuổi. Theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP, các loại giấy tờ làm cơ sở đăng ký lại bao gồm:

• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp hợp lệ trước đây.
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam (như Giấy chứng nhận căn cước, thẻ căn cước...).

Trường hợp không còn các giấy tờ nêu trên, người dân có thể sử dụng các loại giấy tờ sau để xác định thông tin:

• Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú hợp pháp.
• Bằng tốt nghiệp, học bạ, hồ sơ quân nhân, hồ sơ đảng viên hoặc các chứng chỉ do cơ quan nhà nước cấp có ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh.

Những tấm giấy khai sinh cũ kỹ là báu vật giúp việc đăng ký lại trở nên dễ dàng hơn (ảnh minh họa)

"Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Nếu công an trả lời không có thông tin, người dân được lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ mình."

3. Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh

Thủ tục này được thực hiện theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin hộ tịch:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cao tuổi hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú.

Bước 2: Kiểm tra và xác minh

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại được thực hiện tại nơi không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây, cơ quan tiếp nhận phải gửi văn bản đề nghị nơi cũ xác minh về việc còn lưu giữ Sổ hộ tịch hay không.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi có kết quả xác minh (không quá 05 ngày làm việc từ phía nơi cũ) và nhận thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cập nhật dữ liệu điện tử và trình Chủ tịch UBND ký cấp Giấy khai sinh mới.

4. Một số lưu ý quan trọng về nội dung khai sinh

Pháp luật ưu tiên tính thống nhất của thông tin. Nếu các giấy tờ không đồng nhất, thông tin sẽ được xác định theo giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp chính thức hợp lệ đầu tiên. Người dân cần lưu ý phải cam đoan về tính trung thực của hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan đó.

Việc đăng ký lại khai sinh cho người cao tuổi không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân trong các quan hệ dân sự và an sinh xã hội. Nếu gặp vướng mắc về hồ sơ, quý khách nên chủ động liên hệ với cơ quan tư pháp địa phương để được hướng dẫn chi tiết hơn.