Trong quá trình ứng tuyển và làm việc, người lao động thường phải nộp một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ cá nhân. Tuy nhiên, một thực tế trớ trêu là khi chấm dứt hợp đồng lao động, không ít doanh nghiệp lại tìm cách "găm" giữ các giấy tờ này nhằm gây khó dễ hoặc buộc người lao động thực hiện các yêu cầu trái luật. Vậy dưới góc độ pháp lý, công ty có bắt buộc phải trả lại hồ sơ cho bạn hay không?

Danh mục hồ sơ công ty thường lưu giữ

Thông thường, để hoàn thiện thủ tục nhân sự, bảo hiểm và thuế, các đơn vị sử dụng lao động sẽ yêu cầu người lao động cung cấp các loại giấy tờ như:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật (có xác nhận của địa phương);
• Giấy khám sức khỏe (bản chính);
• Bản sao bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn;
• Bản sao Căn cước công dân, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú;
• Đơn xin việc và CV cá nhân.

Nếu trong quá trình tiếp nhận, công ty đã giữ bản chính các loại giấy tờ này, họ có trách nhiệm bảo quản và hoàn trả đầy đủ khi hai bên không còn quan hệ lao động.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả."

Như vậy, pháp luật quy định rất rõ ràng: Công ty bắt buộc phải trả lại bản chính các loại giấy tờ thuộc bộ hồ sơ xin việc. Đối với các loại giấy tờ là bản sao, công ty không có nghĩa vụ phải trả lại, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên.

Mức phạt nặng nếu công ty cố tình giữ hồ sơ trái phép

Việc giữ lại hồ sơ gốc không chỉ là hành vi gây khó khăn cho người lao động mà còn là hành vi vi phạm pháp luật hành chính. Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi không trả lại bản chính giấy tờ cho người lao động được quy định như sau:

• Vi phạm từ 01 - 10 người lao động: Phạt tiền từ 01 - 02 triệu đồng.
• Vi phạm từ 11 - 50 người lao động: Phạt tiền từ 02 - 05 triệu đồng.
• Vi phạm từ 51 - 100 người lao động: Phạt tiền từ 05 - 10 triệu đồng.
• Vi phạm từ 101 - 300 người lao động: Phạt tiền từ 10 - 15 triệu đồng.
• Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: Phạt tiền từ 15 - 20 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải trả lại ngay bản chính các giấy tờ đã giữ cho người lao động.

Lời khuyên cho người lao động

Để bảo vệ quyền lợi của mình, khi nộp hồ sơ ứng tuyển, bạn nên ưu tiên nộp các bản sao có chứng thực thay vì bản chính. Trong trường hợp công ty yêu cầu đối chiếu bản chính, hãy yêu cầu họ trả lại ngay sau khi xác thực thông tin. Nếu khi nghỉ việc mà công ty cố tình không trả hồ sơ, bạn có quyền khiếu nại lên Ban lãnh đạo công ty, Công đoàn cơ sở hoặc trình báo với Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở để được can thiệp kịp thời.