Tầm quan trọng của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giá trị của hàng hóa không phải lúc nào cũng ổn định. Những biến động về thị trường, sự lạc hậu về công nghệ hay hư hỏng vật lý có thể khiến giá trị thuần của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc ghi trên sổ sách. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán và phản ánh đúng tình hình tài chính, việc ban hành Quyết định trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một thủ tục bắt buộc và cần thiết.

Chuyên gia kế toán rà soát báo cáo tài chính và tình hình hàng tồn kho (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và điều kiện trích lập dự phòng năm 2019

Tại thời điểm tháng 05/2019, việc trích lập dự phòng của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Thông tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
• Thông tư 89/2013/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 228/2009/TT-BTC.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về thẩm quyền ban hành quyết định trong công ty TNHH.

Doanh nghiệp chỉ được trích lập dự phòng khi thỏa mãn các điều kiện: Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính; Hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; Giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc ghi trên sổ kế toán.

Kiểm kê hàng hóa tại kho bãi để xác định mức trích lập dự phòng phù hợp (ảnh minh họa)

Mẫu Quyết định trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dưới đây là mẫu quyết định chuyên sâu dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên, đảm bảo tính pháp lý và chặt chẽ trong công tác quản trị doanh nghiệp:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/QĐ-HTK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày … tháng … năm …

QUYẾT ĐỊNH
Về việc trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH ........

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Căn cứ Thông tư 228/2009/TT-BTC và Thông tư 89/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính;

- Căn cứ Điều lệ Công ty và Biên bản họp Hội đồng thành viên ngày ..../..../....;

- Xét đề nghị của Trưởng phòng Kế toán về tình hình biến động giá trị hàng tồn kho thực tế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Trích lập dự phòng
Công ty quyết định trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tài chính ........ với tổng số tiền là: ................. VNĐ (Bằng chữ: ........................................).
Chi tiết danh mục hàng hóa trích lập đính kèm theo phụ lục của Quyết định này.

Điều 2. Đối tượng và mục đích sử dụng
- Đối tượng: Các loại nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm tồn kho có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc.
- Mục đích: Bù đắp các tổn thất thực tế có thể xảy ra do giảm giá hàng bán, đảm bảo nguồn vốn kinh doanh và tính trung thực của báo cáo tài chính.

Điều 3. Tổ chức thực hiện
Giao Trưởng phòng Kế toán chịu trách nhiệm hạch toán khoản dự phòng này vào chi phí giá vốn hàng bán trong kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Điều 4. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các bộ phận, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Lưu VT, KT.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CÔNG TY (Ký tên, đóng dấu)

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện trích lập

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, việc trích lập dự phòng phải được thực hiện tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Nếu số dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số dư dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì doanh nghiệp trích lập thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán. Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập thấp hơn, doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác hoặc giảm chi phí tùy theo trường hợp cụ thể.

Hồ sơ chứng minh việc giảm giá hàng tồn kho phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác quyết toán thuế, bao gồm: Bảng kê kiểm kê, hóa đơn mua hàng, các tài liệu chứng minh giá thị trường tại thời điểm trích lập.