Trong bối cảnh làn sóng đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) vào Việt Nam cuối năm 2018 đang tăng mạnh, việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cổ đông ngoại trở thành nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, từ ngày 10/10/2018, Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong quy trình đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi thông tin cổ đông nước ngoài đòi hỏi sự chính xác về pháp lý (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và tầm quan trọng của Giấy ủy quyền

Việc thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong công ty cổ phần chưa niêm yết là thủ tục bắt buộc phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật kịp thời các biến động về cổ đông ngoại để đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi của nhà đầu tư.

Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp hồ sơ. Khi đó, Giấy ủy quyền đóng vai trò là văn bản pháp lý xác lập quyền thay mặt của cá nhân/tổ chức được ủy quyền để làm việc với cơ quan nhà nước.

Điểm mới cần lưu ý tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP

Một trong những điểm đáng chú ý nhất tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP là việc đơn giản hóa một số giấy tờ trong hồ sơ. Tuy nhiên, yêu cầu về tính hợp lệ của văn bản ủy quyền vẫn được siết chặt để tránh các tranh chấp phát sinh. Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp lệ của doanh nghiệp ủy quyền.

Văn bản ủy quyền cần được soạn thảo rõ ràng về phạm vi và thời hạn (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo các quy định mới nhất tính đến tháng 10/2018, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Số CMND/Thẻ căn cước: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: ………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố …………… để nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có) và nhận kết quả thủ tục Thông báo thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài cho công ty.

2. Bên B được quyền ký tên trên các tờ khai, biên nhận và các giấy tờ cần thiết khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh để hoàn tất công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Bên B hoàn thành toàn bộ nội dung công việc được ủy quyền hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền từ Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi sử dụng mẫu giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề thực tế sau:

• Thông tin cổ đông ngoại: Nếu cổ đông là tổ chức nước ngoài, cần chuẩn bị thêm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Kiểm tra CMND/Căn cước: Người được ủy quyền khi đi nộp hồ sơ phải mang theo bản chính CMND hoặc Thẻ căn cước công dân để đối chiếu.

Việc chuẩn bị một Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp quá trình làm việc với cơ quan chức năng diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quản trị nội bộ. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ là công cụ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi quy định pháp luật cuối năm 2018 này.