Tại sao cần Giấy ủy quyền khi tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược phát triển, công ty hợp danh có thể quyết định tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, việc tạm ngừng này phải được thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của công ty cũng có thể trực tiếp đi nộp hồ sơ. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thay là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và tiến độ công việc.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2018

Tính đến thời điểm tháng 12 năm 2018, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện

Một mẫu Giấy ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về bên ủy quyền, bên được ủy quyền và phạm vi công việc cụ thể. Dưới đây là mẫu chuẩn dành cho công ty hợp danh:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện)

I. Bên ủy quyền (Công ty hợp danh)

Tên doanh nghiệp:	……………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp:	……………… do …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính:	……………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật:	……………………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên:	…………………………… Giới tính: ……………………
Số CMND/CCCD:	……………… do …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú:	……………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại:	……………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện của Công ty hợp danh …………. (Tên doanh nghiệp);

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Hiệu lực: Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện tại thời điểm năm 2018, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải gửi thông báo tạm ngừng hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đã đăng ký ít nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoạt động.
• Thời gian tạm ngừng: Thời hạn tạm ngừng hoạt động không được quá 01 năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không được quá 02 năm.
• Nghĩa vụ thuế: Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, văn phòng đại diện phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng (nếu có) theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp người được ủy quyền thuận lợi hơn trong việc giao dịch với cơ quan nhà nước mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp của các thành viên hợp danh.