Tại sao cần Giấy ủy quyền khi chấm dứt hoạt động chi nhánh?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh, việc đóng cửa một chi nhánh là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, thủ tục hành chính tại Việt Nam, đặc biệt là tại Phòng Đăng ký kinh doanh, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hồ sơ. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm thực hiện các thủ tục này.

Người đại diện doanh nghiệp ký kết các văn bản ủy quyền quan trọng (ảnh minh họa)

Thực tế, các lãnh đạo doanh nghiệp thường rất bận rộn và không thể trực tiếp có mặt tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp hồ sơ hay nhận kết quả. Đây chính là lúc Giấy ủy quyền phát huy vai trò pháp lý của mình. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ tháng 10/2018), các quy định về ủy quyền trong đăng ký doanh nghiệp đã được làm rõ và đơn giản hóa hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức dịch vụ hoặc cá nhân được tin tưởng thực hiện thay.

Các nội dung bắt buộc phải có trong Giấy ủy quyền

Một văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý để làm việc với cơ quan nhà nước cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Thông tin bên ủy quyền: Phải thể hiện rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, số Chứng minh nhân dân (hoặc Căn cước công dân), địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi làm thủ tục.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi cụ thể là thực hiện thủ tục "Chấm dứt hoạt động chi nhánh" tại Phòng Đăng ký kinh doanh cụ thể nào.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ ghi là cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế.

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp cần được chuẩn bị chu đáo theo quy định (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền chấm dứt hoạt động chi nhánh mới nhất 2018

Dưới đây là mẫu văn bản được biên soạn dựa trên thực tiễn áp dụng quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp):

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .................................

Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ............................

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: ..........................................

Chứng minh nhân dân số: ................. do ................. cấp ngày ...........................

Hộ khẩu thường trú: ...............................................................................................

Chỗ ở hiện tại: .......................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ................. để nộp hồ sơ, giải trình và nhận kết quả thủ tục Chấm dứt hoạt động chi nhánh cho chi nhánh có tên: .................................................................................................

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các giấy tờ cần thiết, nhận thông báo và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan (lệ phí) để hoàn tất công việc nêu trên.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành thủ tục hoặc có thông báo hủy bỏ ủy quyền bằng văn bản.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện

Khi sử dụng Giấy ủy quyền này, người được ủy quyền cần mang theo bản chính Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để đối chiếu tại cơ quan chức năng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chi nhánh đã hoàn thành các nghĩa vụ về thuế và thanh lý tài sản trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chính thức theo quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014.

Việc chuẩn bị một bản ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị pháp lý nội bộ.