Trong quá trình hoạt động của Công ty hợp danh, việc thay đổi mẫu con dấu hoặc giải thể doanh nghiệp đòi hỏi phải thực hiện các thủ tục pháp lý nghiêm ngặt về quản lý con dấu. Đặc biệt, đối với các con dấu được cấp trước ngày 01/07/2015, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả con dấu cho cơ quan Công an theo quy định.

1. Tại sao Công ty hợp danh phải thực hiện thủ tục trả con dấu?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, đối với những con dấu do cơ quan Công an cấp và quản lý trước đây, khi có sự thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Việc cử người đại diện đi thực hiện thủ tục này cần có Giấy giới thiệu hợp lệ để cơ quan chức năng xác nhận thẩm quyền của người trực tiếp làm việc.

2. Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu năm 2019

Tại thời điểm hiện tại (năm 2019), việc quản lý con dấu được điều chỉnh bởi Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Cụ thể:

Điều 15. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu
1. Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Phải hoàn trả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định...

3. Mẫu Giấy giới thiệu thực hiện thủ tục trả con dấu

Dưới đây là mẫu Giấy giới thiệu chuẩn dành cho Công ty hợp danh khi cử nhân viên hoặc thành viên hợp danh đi thực hiện thủ tục tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

• Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy giới thiệu, người được cử đi cần mang theo bản gốc CMND/CCCD và con dấu cũ cùng Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ.
• Thẩm quyền ký: Đối với Công ty hợp danh, người ký Giấy giới thiệu thường là Thành viên hợp danh có quyền đại diện theo quy định tại Điều 176 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Thời hạn: Nên ghi rõ thời hạn hiệu lực của Giấy giới thiệu (thường là 15-30 ngày) để đảm bảo tính kịp thời của hồ sơ.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy giới thiệu và hồ sơ pháp lý sẽ giúp Công ty hợp danh tiết kiệm thời gian và tránh các rắc rối phát sinh khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.