Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, các tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân khi có yêu cầu. Để thực hiện thủ tục mua hoặc đề nghị cấp các chứng từ này tại cơ quan thuế, doanh nghiệp cần cử cán bộ đi thực hiện, và Giấy giới thiệu là văn bản pháp lý không thể thiếu để xác nhận thẩm quyền của người được cử đi.

1. Tại sao doanh nghiệp cần Giấy giới thiệu khi làm việc với cơ quan thuế?

Cơ quan thuế là đơn vị quản lý nhà nước có quy trình làm việc chặt chẽ. Mọi giao dịch, nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả thủ tục hành chính đều yêu cầu người thực hiện phải chứng minh được mối quan hệ với đơn vị nộp hồ sơ. Theo quy định về quản lý thuế tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi làm thủ tục, họ phải ủy quyền hoặc giới thiệu cán bộ chuyên trách.

Giấy giới thiệu giúp cơ quan thuế xác định:

• Danh tính người được cử đi thực hiện thủ tục.
• Nội dung công việc cụ thể (ở đây là đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN).
• Thời hạn hiệu lực của việc giới thiệu này.

2. Mẫu Giấy giới thiệu thực hiện thủ tục thuế TNCN năm 2019

Dưới đây là mẫu Giấy giới thiệu chuẩn được sử dụng phổ biến trong các công ty cổ phần và doanh nghiệp nói chung để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/GGT-……	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o----------
……, ngày…… tháng…… năm 2019

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ......................................................................

Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở: ............................................................................................................

Chúng tôi trân trọng giới thiệu:

Ông (bà): ........................................................... Chức vụ: ............................................

Số CMND/CCCD: ........................... Ngày cấp: ..................... Nơi cấp: ........................

Được cử đến: .................................................................................................................

Về việc: Thực hiện thủ tục đề nghị cấp (mua) chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho doanh nghiệp.

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy giới thiệu này có giá trị đến hết ngày ....../....../2019.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin

Để đảm bảo Giấy giới thiệu được cơ quan thuế chấp nhận ngay từ lần đầu, kế toán cần lưu ý các điểm sau:

• Kính gửi: Ghi chính xác tên Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp trực tiếp quản lý và kê khai thuế.
• Thông tin người được giới thiệu: Phải khớp hoàn toàn với Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân bản gốc mà người đó mang theo.
• Về việc: Cần ghi rõ mục đích là "Đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN". Tránh ghi chung chung là "Liên hệ công tác".
• Thời hạn: Thông thường nên để thời hạn từ 5-10 ngày để dự phòng trường hợp hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi.

4. Hồ sơ đi kèm khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khi đi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, ngoài Giấy giới thiệu, cán bộ doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 17/TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156).
2. Giấy phép đăng ký kinh doanh (Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính đối chiếu).
3. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người được giới thiệu (Bản chính).
4. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của kỳ trước (nếu đây không phải là lần đầu mua).

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các văn bản này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán thuế, giúp quá trình làm việc với cơ quan quản lý diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.