Trong quá trình vận hành doanh nghiệp tư nhân, việc thiết lập hệ thống hóa đơn là bước quan trọng để minh bạch tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2020 khi ngành Thuế đang đẩy mạnh lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn cần sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in để phục vụ hoạt động kinh doanh đặc thù.

Kế toán doanh nghiệp tư nhân đang rà soát các chứng từ hóa đơn giá trị gia tăng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng cho hóa đơn năm 2020

Tại thời điểm tháng 03/2020, các quy định về hóa đơn vẫn đang được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản chuyển tiếp. Cụ thể:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Văn bản chủ đạo hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết các nội dung về hóa đơn điện tử.

Điều kiện để doanh nghiệp tư nhân được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in

Theo quy định tại Điều 6 và Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp tư nhân muốn sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về vốn điều lệ, hệ thống kế toán và không thuộc danh sách rủi ro cao về thuế.

"Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc có vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn..."

Mẫu Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (Mẫu số 3.1)

Dưới đây là nội dung chi tiết mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in mà doanh nghiệp cần gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

Đại diện doanh nghiệp thực hiện ký và đóng dấu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (ảnh minh họa)

Lưu ý quan trọng khi nộp đơn trong năm 2020

Doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý rằng, mặc dù vẫn được đề nghị sử dụng hóa đơn giấy, nhưng theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn giấy chỉ được kéo dài tối đa đến hết ngày 31/10/2020. Sau thời điểm này, 100% doanh nghiệp phải chuyển sang hóa đơn điện tử.

Vì vậy, khi soạn thảo đơn đề nghị, kế toán nên tham vấn ý kiến của cán bộ thuế quản lý để có lộ trình chuyển đổi phù hợp, tránh việc in ấn quá nhiều hóa đơn giấy gây lãng phí khi phải hủy bỏ để chuyển sang hóa đơn điện tử.

Quy trình xử lý của cơ quan Thuế

Sau khi nhận được đơn đề nghị của doanh nghiệp tư nhân, trong thời hạn 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận. Trường hợp không chấp thuận, cơ quan thuế phải nêu rõ lý do bằng văn bản.

Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế thay vì tự in hoặc đặt in để kiểm soát chặt chẽ hơn.