Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc bảo hộ các đối tượng sở hữu công nghiệp như nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp hay sáng chế là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp tư nhân hoặc cá nhân gặp phải tình huống văn bằng bảo hộ gốc bị mất, bị hỏng (rách, bẩn, phai mờ) hoặc cần thêm phó bản cho các đồng chủ sở hữu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Tờ khai cấp phó bản văn bằng bảo hộ theo đúng quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009 và Thông tư 01/2007/TT-BKHCN.

1. Khi nào cần thực hiện thủ tục cấp phó bản văn bằng bảo hộ?

Theo quy định pháp luật về sở hữu công nghiệp, chủ sở hữu có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

• Văn bằng bảo hộ bị mất: Chủ sở hữu không còn lưu giữ được bản gốc do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan.
• Văn bằng bảo hộ bị hỏng: Bản gốc bị rách, bẩn, phai mờ đến mức không còn đọc được nội dung hoặc không thể sử dụng để giao dịch.
• Cấp cho đồng chủ sở hữu: Trong trường hợp quyền sở hữu công nghiệp thuộc về nhiều tổ chức, cá nhân chung nhau, mỗi đồng chủ sở hữu có quyền yêu cầu cấp một phó bản.

2. Nội dung chi tiết mẫu Tờ khai cấp phó bản

Dưới đây là mẫu tờ khai chuẩn được sử dụng để nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ. Người nộp đơn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin để tránh việc bị trả lại hồ sơ.

TỜ KHAI CẤP PHÓ BẢN VĂN BẰNG BẢO HỘ ĐỐI TƯỢNG SỞ HỮU CÔNG NGHIỆP Kính gửi: Cục Sở hữu trí tuệ 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội	DẤU NHẬN ĐƠN (Dành cho cán bộ nhận đơn)
1. CHỦ ĐƠN (Tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp phó bản VBBH) Tên đầy đủ: .................................................................................................................................... Địa chỉ: ........................................................................................................................................... Điện thoại: ........................................ Fax: ........................................ E-mail: .................................
2. ĐẠI DIỆN CỦA CHỦ ĐƠN ☐ Là người đại diện theo pháp luật của chủ đơn ☐ Là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được uỷ quyền ☐ Là người khác được uỷ quyền Tên đầy đủ: .................................................................................................................................... Địa chỉ: ...........................................................................................................................................
3. VĂN BẰNG BẢO HỘ ĐỀ NGHỊ CẤP PHÓ BẢN ☐ Bằng độc quyền Sáng chế / Giải pháp hữu ích ☐ Bằng độc quyền Kiểu dáng công nghiệp ☐ Giấy chứng nhận đăng ký Nhãn hiệu / Chỉ dẫn địa lý	Số văn bằng bảo hộ: ....................................
4. NỘI DUNG YÊU CẦU VÀ LÝ DO ☐ Cấp phó bản cho đồng chủ sở hữu chung ☐ Cấp lại do: ☐ Bị mất | ☐ Bị hỏng | ☐ Lý do khác: ............................................................
CHỦ ĐƠN/ĐẠI DIỆN KÝ TÊN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3. Hồ sơ và trình tự thực hiện

Để hoàn tất thủ tục, ngoài tờ khai nêu trên, chủ đơn cần chuẩn bị các tài liệu đi kèm theo quy định tại khoản 20 Điều 1 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung):

• Bản gốc văn bằng bảo hộ: Nếu yêu cầu cấp lại do bị hỏng.
• Mẫu đối tượng sở hữu công nghiệp: Phải trùng khớp với mẫu trong văn bằng gốc.
• Giấy ủy quyền: Nếu nộp thông qua đại diện.
• Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bao gồm phí cấp phó bản và lệ phí công bố quyết định cấp phó bản.

Trình tự xử lý: Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định cấp phó bản và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót, Cục sẽ thông báo để chủ đơn sửa đổi hoặc bổ sung.

4. Lời khuyên pháp lý

Việc lưu giữ văn bằng bảo hộ là trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xảy ra sự cố, hãy thực hiện thủ tục cấp phó bản ngay lập tức để đảm bảo các giao dịch dân sự, chuyển nhượng hoặc xử lý vi phạm không bị gián đoạn. Đối với các doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo pháp luật cần ký tên và đóng dấu trực tiếp vào tờ khai để đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về sở hữu trí tuệ.