Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, không ít trường hợp người lao động nước ngoài gặp phải tình huống dở khóc dở cười như làm mất, hư hỏng giấy phép lao động hoặc thay đổi thông tin hộ chiếu. Lúc này, việc nắm vững quy trình cấp lại theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của quá trình cư trú và làm việc.

Các trường hợp bắt buộc phải làm thủ tục cấp lại

Không phải mọi thay đổi đều dẫn đến việc cấp mới hoàn toàn. Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan chức năng sẽ thực hiện cấp lại giấy phép lao động trong các trường hợp cụ thể sau:

• Giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất: Đây là trường hợp phổ biến nhất khi người lao động thất lạc giấy tờ cá nhân.
• Giấy phép bị hư hỏng: Các trường hợp rách, nát, mờ chữ hoặc không còn khả năng nhận diện thông tin.
• Thay đổi thông tin định danh: Bao gồm thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc thay đổi tên doanh nghiệp sử dụng lao động (nhưng không thay đổi mã số thuế/mã số định danh).

Hồ sơ đề nghị cấp lại: Cần chuẩn bị những gì?

Để quá trình giải quyết diễn ra nhanh chóng, người sử dụng lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bao gồm:

1. Văn bản đề nghị: Sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định.
2. Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 06 tháng.
3. Giấy tờ chứng minh thay đổi: Bản sao hộ chiếu mới hoặc văn bản xác nhận thay đổi tên doanh nghiệp.
4. Bản gốc giấy phép cũ: Trừ trường hợp bị mất.

Quy trình thực hiện và thời gian chờ đợi

Hiện nay, thủ tục hành chính đã được đơn giản hóa đáng kể thông qua cơ chế một cửa. Trình tự thực hiện theo Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/thành phố nơi người lao động làm việc. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc cổng dịch vụ công trực tuyến.

Bước 2: Thẩm định và trả kết quả
Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét và cấp lại giấy phép trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

"Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động."

Lưu ý về thời hạn của giấy phép được cấp lại

Một điểm người lao động cần đặc biệt lưu ý là thời hạn của giấy phép cấp lại sẽ không được tính mới từ đầu. Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn này chỉ bằng thời gian còn lại của giấy phép cũ. Tuy nhiên, tổng thời hạn vẫn phải tuân thủ nguyên tắc không quá 02 năm dựa trên thời hạn của hợp đồng lao động hoặc văn bản cử đi làm việc của phía nước ngoài.

Việc tuân thủ đúng các quy định về cấp lại giấy phép lao động không chỉ giúp người nước ngoài yên tâm làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong công tác quản lý nhân sự quốc tế.