Rủi ro pháp lý khi làm mất hóa đơn đỏ

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) là chứng từ kế toán cực kỳ quan trọng. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn, dù là hóa đơn đã lập hay chưa lập, doanh nghiệp đều phải có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Kế toán doanh nghiệp cần thận trọng trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn (ảnh minh họa)

Quy trình xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Căn cứ vào Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy trình xử lý được thực hiện như sau:

1. Lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế

Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này. Thời hạn nộp báo cáo là chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Nếu ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn...

2. Xử lý khi mất liên 2 hóa đơn đã lập

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất liên 2 (liên giao cho khách hàng), hai bên cần lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản phải nêu rõ hóa đơn đó đã được kê khai thuế vào tháng nào. Người bán sẽ sao chụp liên 1, ký xác nhận và đóng dấu để giao cho người mua sử dụng làm chứng từ kê khai thuế.

Việc lưu trữ hóa đơn cẩn thận giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối về thuế (ảnh minh họa)

Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn năm 2020

Tại thời điểm năm 2020, các hành vi vi phạm về hóa đơn được xử phạt theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP):

• Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng tìm lại được trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình lưu trữ hóa đơn khoa học, sử dụng tủ chống cháy hoặc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Thông tư 68/2019/TT-BTC để hạn chế tối đa rủi ro mất mát chứng từ giấy.