Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số (USB Token) được ví như "con dấu thứ hai" của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty cổ phần có khối lượng giao dịch điện tử lớn. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như mất thiết bị, thay đổi nhân sự hoặc giải thể, việc thu hồi chứng thư số trở thành một thủ tục pháp lý bắt buộc để đảm bảo an toàn tài chính và pháp lý.

Khi nào công ty cổ phần phải thực hiện thu hồi chứng thư số?

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao sẽ bị thu hồi trong các trường hợp cụ thể nhằm ngăn chặn các rủi ro giả mạo hoặc sử dụng trái phép.

Cụ thể, Điều 42 Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định như sau:

"1. Chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao bị thu hồi trong những trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng xác minh là chính xác;
b) Thuê bao là cá nhân đã chết hoặc mất tích theo tuyên bố của tòa án hoặc thuê bao là tổ chức giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật;
c) Khi có yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông;
d) Theo điều kiện thu hồi chứng thư số đã được quy định trong hợp đồng giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng."

Như vậy, đối với công ty cổ phần, việc thu hồi thường diễn ra khi doanh nghiệp chủ động thay đổi nhà cung cấp, thay đổi người đại diện theo pháp luật (người cầm key) hoặc trong trường hợp xấu nhất là doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể.

Quy trình và hồ sơ đề nghị thu hồi chứng thư số năm 2025

Để thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ, bộ phận hành chính hoặc kế toán của công ty cổ phần cần chuẩn bị kỹ lưỡng các bước sau:

1. Thành phần hồ sơ cần thiết

• Văn bản đề nghị thu hồi: Theo mẫu của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định giải thể (nếu có).
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người thực hiện không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần.

2. Các bước thực hiện

Đầu tiên, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến tổ chức CA. Sau khi tiếp nhận, tổ chức CA có trách nhiệm xác minh thông tin. Nếu yêu cầu chính xác, họ sẽ tiến hành thu hồi chứng thư số trên hệ thống kỹ thuật.

Một điểm mới đáng lưu ý là trách nhiệm của tổ chức CA trong việc công bố thông tin. Ngay sau khi thu hồi, thông tin này phải được cập nhật trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số để các bên giao dịch có thể tra cứu, tránh việc tiếp tục chấp nhận các chữ ký số đã không còn hiệu lực.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Trong trường hợp phát hiện khóa bí mật bị lộ hoặc thiết bị USB Token bị thất lạc, doanh nghiệp cần thông báo ngay cho tổ chức CA trong vòng 24 giờ. Việc chậm trễ có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường về mặt tài chính nếu kẻ xấu lợi dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc ký kết hợp đồng bất lợi.

Việc nắm vững quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là lá chắn bảo vệ tài sản số của công ty cổ phần trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay.