Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành tài chính, mã vạch hải quan đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu hiện đại. Việc áp dụng mã vạch không chỉ giúp cơ quan quản lý kiểm soát hàng hóa chặt chẽ mà còn là "tấm vé thông hành" giúp doanh nghiệp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi tại cửa khẩu.

Mã vạch hải quan là gì và tại sao lại quan trọng?

Về bản chất, mã vạch hải quan là một dãy ký hiệu mã hóa các thông tin quan trọng về lô hàng như: chủng loại hàng hóa, nhà sản xuất, xuất xứ và các dữ liệu định danh khác. Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, việc hiện đại hóa thủ tục hành chính là ưu tiên hàng đầu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế.

Phân loại mã vạch hải quan hiện nay

Hiện nay, mã vạch hải quan thường được chia thành hai loại chính để phục vụ các giai đoạn khác nhau của quy trình thông quan:

• Mã vạch loại 1: Được in trực tiếp lên tờ khai hải quan ngay khi doanh nghiệp thực hiện khai báo. Mã này giúp hệ thống nhận diện số tờ khai một cách tự động và chính xác.
• Mã vạch loại 2: Đây là mã vạch chứa thông tin chi tiết về danh sách container hoặc hàng hóa đã đủ điều kiện thông quan. Doanh nghiệp bắt buộc phải có mã vạch này để làm thủ tục lấy hàng tại kho bãi.

"Thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và đúng quy định của pháp luật; tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh." - Trích Điều 3 Luật Hải quan 2014.

Hướng dẫn quy trình 4 bước lấy mã vạch hải quan chuẩn xác

Để sở hữu mã vạch hải quan, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước kê khai trên hệ thống VNACCS theo hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Bước 1: Đăng ký chữ ký số và tài khoản VNACCS

Doanh nghiệp cần có chữ ký số (Token) còn hiệu lực và tiến hành đăng ký tài khoản quản trị trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Đây là bước nền tảng để thực hiện mọi giao dịch điện tử sau này.

Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan

Sử dụng phần mềm khai báo chuyên dụng hoặc khai trực tiếp trên website để gửi dữ liệu lô hàng lên hệ thống. Lưu ý kiểm tra kỹ các thông tin về mã loại hình, mã hiệu phương thức vận chuyển.

Bước 3: Tiếp nhận kết quả phân luồng

Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai:

• Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch ngay.
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Bước 4: Tra cứu và in bảng kê mã vạch

Sau khi tờ khai được thông qua, doanh nghiệp truy cập mục "In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng" trên website Tổng cục Hải quan, nhập số tờ khai và mã số thuế để tải về bản in.

Những lưu ý "sống còn" khi sử dụng mã vạch hải quan

Việc in mã vạch cần đảm bảo độ sắc nét, không bị nhòe hoặc mất nét để máy quét có thể đọc được dữ liệu. Nếu mã vạch bị lỗi, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn tại khu vực giám sát, dẫn đến chậm trễ trong việc giải phóng hàng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về thủ tục hải quan tại Thông tư 38/2015/TT-BTC để tránh các sai sót không đáng có trong quá trình kê khai.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn thực hiện chi tiết về mã vạch hải quan, giúp quý doanh nghiệp tự tin hơn trong các hoạt động giao thương quốc tế.