Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, không ít trường hợp người lao động nước ngoài thay đổi số hộ chiếu, địa điểm làm việc hoặc vô tình làm mất giấy xác nhận miễn giấy phép lao động (GPLĐ). Việc nắm vững quy trình cấp lại không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

Khi nào cần thực hiện thủ tục cấp lại giấy xác nhận miễn GPLĐ?

Theo quy định mới nhất, không phải mọi thay đổi đều yêu cầu cấp mới. Thủ tục cấp lại được áp dụng trong các trường hợp cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài.

Cụ thể, các trường hợp được phép cấp lại bao gồm:

• Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất hoặc bị hỏng không sử dụng được.
• Thay đổi các thông tin quan trọng như: Họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc.
• Thay đổi tên người sử dụng lao động nhưng không làm thay đổi mã số định danh doanh nghiệp.

Hồ sơ cấp lại cần chuẩn bị những gì?

Để quá trình giải quyết diễn ra nhanh chóng, người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

1. Văn bản đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
2. Giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin (hộ chiếu mới, quyết định đổi tên doanh nghiệp...).
3. Giấy xác nhận cũ (trừ trường hợp bị mất).

Lưu ý quan trọng: Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ các trường hợp được miễn trừ theo điều ước quốc tế.

Trình tự thực hiện và thời gian giải quyết

Hiện nay, thủ tục này đã được đơn giản hóa tối đa thông qua các kênh dịch vụ công trực tuyến. Người sử dụng lao động có thể lựa chọn nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương.

Bước 1: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc UBND cấp tỉnh) nơi người lao động làm việc.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ thực hiện cấp lại giấy xác nhận.

Nếu từ chối cấp lại, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh.

Lời khuyên pháp lý

Việc chủ động cập nhật thông tin trên giấy xác nhận miễn GPLĐ ngay khi có thay đổi (đặc biệt là số hộ chiếu) là cực kỳ cần thiết. Điều này giúp tránh các rắc rối pháp lý khi người lao động xuất nhập cảnh hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra định kỳ tại nơi làm việc.