Trong bối cảnh phục hồi kinh tế và đẩy mạnh sản xuất, nhu cầu huy động người lao động làm thêm giờ để kịp tiến độ đơn hàng là bài toán thường trực của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc nới trần làm thêm lên mức tối đa 300 giờ/năm không phải là câu chuyện "thích là làm". Để tránh những án phạt hành chính không đáng có, người sử dụng lao động cần nắm vững các quy định khắt khe về đối tượng và thủ tục thông báo.

Những trường hợp nào được phép "tăng ca" chạm mốc 300 giờ?

Không phải mọi ngành nghề hay mọi đối tượng lao động đều có thể làm thêm đến mức kịch trần. Theo quy định tại khoan 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được huy động làm thêm đến 300 giờ/năm trong một số trường hợp đặc biệt như sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, chế biến nông, lâm, thủy sản; sản xuất, cung cấp điện, viễn thông; giải quyết công việc cấp bách không thể trì hoãn...

Tuy nhiên, dù thuộc ngành nghề ưu tiên, doanh nghiệp tuyệt đối không được huy động các nhóm đối tượng sau đây làm thêm quá 200 giờ/năm:

• Người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi.
• Người lao động là người khuyết tật nhẹ suy giảm khả năng lao động từ 51% trở lên, khuyết tật nặng hoặc đặc biệt nặng.
• Người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Lao động nữ mang thai từ tháng thứ 7 (hoặc tháng thứ 6 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, biên giới, hải đảo).
• Lao động nữ đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

"Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ đến 300 giờ trong 01 năm trong các ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây: a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản..."

Quy trình 2 bước "vàng" để hợp thức hóa việc làm thêm giờ

Để việc tổ chức làm thêm giờ đúng pháp luật, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự được hướng dẫn tại Điều 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Bước 1: Lấy ý kiến đồng ý của người lao động. Đây là điều kiện tiên quyết. Việc đồng ý phải được thể hiện rõ ràng, doanh nghiệp không được ép buộc hoặc tự ý áp đặt lịch làm thêm nếu người lao động từ chối.

Bước 2: Thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn. Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại nơi tổ chức làm thêm và nơi đặt trụ sở chính (nếu khác nhau). Thời hạn thông báo chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm giờ.

Quên thông báo - Cái giá phải trả là bao nhiêu?

Nhiều doanh nghiệp dù đáp ứng đủ điều kiện về ngành nghề và sự đồng ý của công nhân nhưng lại "ngó lơ" thủ tục hành chính. Đây là sai lầm tai hại dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính. Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không thông báo bằng văn bản về việc tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân.

Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt sẽ gấp đôi, dao động từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Dù con số này không quá lớn so với quy mô doanh nghiệp, nhưng nó sẽ tạo ra tiền lệ xấu trong hồ sơ tuân thủ pháp luật lao động, ảnh hưởng đến uy tín và các đợt thanh tra sau này.

Tóm lại, việc nắm vững quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nghị định 12/2022/NĐ-CP là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực lao động mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý.