1. Ký nháy là gì? Bản chất pháp lý của chữ ký nháy

Trong hoạt động hành chính và quản trị văn phòng, ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) là một thuật ngữ phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất pháp lý của nó. Về cơ bản, ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm (người soạn thảo hoặc người kiểm soát) nhằm xác nhận rằng văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.

Khác với chữ ký chính thức mang tính chất ban hành và có hiệu lực pháp lý đối ngoại, chữ ký nháy mang tính chất nội bộ, thể hiện sự cam kết về trách nhiệm của các cấp trung gian trong quy trình soạn thảo văn bản. Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư yêu cầu sự chặt chẽ trong từng khâu, và ký nháy chính là "chốt chặn" đầu tiên đảm bảo sự chuẩn mực đó.

2. Các loại chữ ký nháy phổ biến và cách sử dụng

Tùy vào mục đích và vị trí trong văn bản, chữ ký nháy được chia thành 03 loại chính với các cách dùng khác nhau:

2.1. Chữ ký nháy dưới từng trang văn bản

Đối với các văn bản có nhiều trang, việc ký nháy ở góc dưới bên phải của từng trang (trừ trang cuối có chữ ký chính thức) là vô cùng cần thiết. Chữ ký này có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai, nhằm xác nhận tính liền mạch và nguyên vẹn của văn bản. Điều này giúp ngăn chặn việc đánh tráo, thêm bớt trang hoặc thay đổi nội dung trái phép trong quá trình lưu chuyển văn bản.

2.2. Chữ ký nháy chốt nội dung

Đây là chữ ký nằm ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản. Thông thường, đây là chữ ký của người trực tiếp soạn thảo văn bản. Việc ký tại vị trí này khẳng định người soạn thảo đã hoàn tất nội dung và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin, số liệu được trình bày.

2.3. Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận

Loại ký nháy này thường xuất hiện ở bên cạnh chức danh của người ký chính thức hoặc tại phần "Nơi nhận". Đây là chữ ký của lãnh đạo phòng, ban hoặc người có trách nhiệm kiểm soát cuối cùng trước khi trình ký. Nó xác nhận rằng văn bản đã đủ điều kiện để người có thẩm quyền cao nhất đặt bút ký ban hành.

3. Giá trị pháp lý và trách nhiệm của người ký nháy

Mặc dù không trực tiếp làm phát sinh hiệu lực của văn bản đối với bên thứ ba, nhưng chữ ký nháy có giá trị xác định trách nhiệm cá nhân trong quy trình nghiệp vụ. Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người đứng đầu cơ quan về các nội dung sau:

• Tính chính xác của thông tin và số liệu trong văn bản.
• Sự phù hợp của văn bản với các quy định pháp luật hiện hành.
• Đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Bảo mật thông tin đối với các văn bản thuộc danh mục bí mật Nhà nước.

4. Phân biệt ký nháy và ký chính thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Để tránh nhầm lẫn, cần phân biệt rõ hai loại chữ ký này dựa trên các tiêu chí quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

"Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử."

5. Hướng dẫn cách ký tên và đóng dấu chuẩn quy định

Bên cạnh việc ký nháy, việc thực hiện ký chính thức và đóng dấu cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc kỹ thuật:

Về cách ký tên:

Người ký phải sử dụng bút mực màu xanh (không dùng mực đen hoặc các màu khác). Tùy vào thẩm quyền, việc ghi quyền hạn trước chức vụ được thực hiện như sau:

• TM. (Thay mặt): Ký thay mặt tập thể lãnh đạo.
• KT. (Ký thay): Cấp phó ký thay cấp trưởng.
• TL. (Thừa lệnh): Người đứng đầu văn phòng hoặc đơn vị chuyên môn ký theo lệnh.
• TUQ. (Thừa ủy quyền): Ký theo văn bản ủy quyền cụ thể.

Về cách đóng dấu:

• Dấu cơ quan: Đóng bên trái chữ ký, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy (tối đa 05 tờ).
• Dấu treo: Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.

Việc nắm vững các quy định về ký nháy và ký chính thức không chỉ giúp cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn hạn chế tối đa các sai sót pháp lý không đáng có trong quá trình ban hành văn bản.

Nếu còn thắc mắc về các quy định văn thư lưu trữ, quý độc giả vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật để được hỗ trợ kịp thời.