Trong bối cảnh kinh tế số bùng nổ mạnh mẽ vào năm 2022, kinh doanh online không còn là hình thức "làm thêm" tự phát mà đã trở thành một ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật. Việc nắm vững các quy định về giấy tờ, thủ tục không chỉ giúp chủ shop bảo vệ quyền lợi của mình mà còn là tấm vé thông hành để phát triển bền vững trên thị trường thương mại điện tử.

Chủ shop cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý khi bắt đầu kinh doanh online (ảnh minh họa)

1. Tại sao kinh doanh online cần phải đăng ký giấy phép?

Nhiều người lầm tưởng rằng bán hàng trên Facebook, Shopee hay TikTok thì không cần đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trừ một số trường hợp bán hàng rong, quà vặt có thu nhập thấp, hầu hết các hoạt động thương mại đều phải thực hiện đăng ký kinh doanh dưới hình thức Hộ kinh doanh hoặc Doanh nghiệp.

Việc có giấy phép giúp bạn:

• Xác lập tư cách pháp lý trước pháp luật và khách hàng.
• Đủ điều kiện để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, xuất hóa đơn VAT.
• Tránh các khoản phạt hành chính nặng nề từ cơ quan quản lý thị trường và cơ quan thuế.

2. Hồ sơ đăng ký đối với Hộ kinh doanh cá thể online

Đây là hình thức phổ biến nhất dành cho các cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ. Theo quy định tại Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Ghi rõ tên hộ kinh doanh, địa điểm kinh doanh, ngành, nghề kinh doanh, số vốn kinh doanh, thông tin cá nhân của chủ hộ.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao hợp lệ CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình đăng ký kinh doanh (nếu có).
• Hợp đồng thuê địa điểm: Bản sao hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.
• Biên bản họp: Trong trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng góp vốn thành lập.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh bị trả lại (ảnh minh họa)

3. Thủ tục pháp lý đối với Công ty, Doanh nghiệp kinh doanh online

Nếu bạn có kế hoạch mở rộng quy mô, xây dựng thương hiệu bài bản, việc thành lập doanh nghiệp là lựa chọn tối ưu. Tùy vào loại hình (TNHH, Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân), hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhưng nhìn chung cần các giấy tờ sau theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH và công ty cổ phần).
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).

4. Nghĩa vụ thông báo, đăng ký với Bộ Công Thương

Đây là bước mà rất nhiều chủ shop online thường bỏ qua dẫn đến việc bị xử phạt. Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP và được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP:

• Thông báo website thương mại điện tử bán hàng: Dành cho các cá nhân/tổ chức sở hữu website tự bán hàng hóa, dịch vụ của mình.
• Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử: Dành cho các sàn giao dịch thương mại điện tử, website đấu giá trực tuyến hoặc website khuyến mại trực tuyến.

Việc thực hiện thông báo/đăng ký được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương.

5. Nghĩa vụ thuế khi kinh doanh online

Kinh doanh online không có nghĩa là miễn thuế. Từ năm 2021, với sự ra đời của Thông tư 40/2021/TT-BTC, cơ quan thuế đã siết chặt quản lý đối với doanh thu từ thương mại điện tử. Các cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (thường là 1.5% đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa).

Việc chủ động hoàn thiện giấy tờ pháp lý ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có khi cơ quan chức năng kiểm tra, đồng thời tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng trong kỷ nguyên số.