Tầm quan trọng của việc khai bổ sung hồ sơ hải quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc sai sót thông tin trên tờ khai hải quan là điều khó tránh khỏi do khối lượng dữ liệu lớn và tính chất phức tạp của hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định, những sai sót này có thể dẫn đến việc chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí lưu kho bãi, hoặc thậm chí là bị xử phạt vi phạm hành chính nặng nề. Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp có quyền và trách nhiệm tự phát hiện, khai bổ sung các thông tin sai lệch.

Các trường hợp được phép khai bổ sung hồ sơ hải quan

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC, việc khai bổ sung được chia thành hai giai đoạn chính:

1. Khai bổ sung trong thông quan

• Trước khi phân luồng: Người khai hải quan được khai bổ sung trước thời điểm hệ thống thông báo kết quả phân luồng tờ khai.
• Sau khi phân luồng nhưng trước khi thông quan: Nếu phát hiện sai sót sau khi có kết quả phân luồng nhưng hàng hóa chưa được thông quan, doanh nghiệp vẫn được phép khai bổ sung nhưng có thể bị xử lý vi phạm tùy theo tính chất sai sót.
• Theo yêu cầu của cơ quan hải quan: Trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế, nếu cơ quan hải quan phát hiện sai lệch, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung theo yêu cầu.

2. Khai bổ sung sau khi hàng hóa đã thông quan

Doanh nghiệp được khai bổ sung sau thông quan trong các trường hợp sau (trừ các nội dung liên quan đến giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành):

• Trong thời hạn 60 ngày: Kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra.
• Quá thời hạn 60 ngày: Vẫn được khai bổ sung nhưng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế và xử phạt vi phạm hành chính.

Hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu trên tờ khai bổ sung (Mẫu số 05)

Khi thực hiện khai bổ sung, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các chỉ tiêu thông tin sau đây để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối:

Thủ tục thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan

Quy trình thực hiện khai bổ sung hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS:

1. Bước 1: Người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai bổ sung trên phần mềm khai báo hải quan điện tử.
2. Bước 2: Gửi các chứng từ chứng minh việc khai bổ sung (như Hợp đồng, Hóa đơn, Vận đơn sửa đổi...) qua hệ thống dưới dạng file đính kèm (V5).
3. Bước 3: Theo dõi phản hồi từ cơ quan hải quan. Trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, công chức hải quan sẽ phản hồi kết quả kiểm tra.
4. Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có) và nhận kết quả thông quan bổ sung.

"Việc khai bổ sung hồ sơ hải quan là quyền lợi nhưng cũng là trách nhiệm của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của dữ liệu quản lý nhà nước về hải quan."

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để hạn chế tối đa việc phải khai bổ sung, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra chéo dữ liệu giữa bộ phận kho, kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu trước khi truyền tờ khai chính thức. Trong trường hợp bắt buộc phải khai bổ sung, hãy chủ động thực hiện càng sớm càng tốt, đặc biệt là trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan để giảm thiểu các rủi ro về xử phạt hành chính.