Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu thay đổi hoặc chuẩn hóa dữ liệu thông tin đã đăng ký. Khác với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (như thay đổi tên, vốn điều lệ hay người đại diện), việc bổ sung, cập nhật thông tin là một thủ tục hành chính nhằm đảm bảo tính chính xác của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý và khái niệm thủ tục cập nhật thông tin

Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018. Theo đó, thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp được thực hiện khi có sự thay đổi về các thông tin không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng cần phải ghi nhận trong hồ sơ thuế hoặc dữ liệu quốc gia.

Theo quy định tại Điều 54 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp có nghĩa vụ và quyền lợi trong việc chuẩn hóa dữ liệu này để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

2. Các trường hợp cụ thể cần bổ sung, cập nhật thông tin

Đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật: Khi người đại diện thay đổi số Chứng minh nhân dân sang Thẻ căn cước công dân, hoặc thay đổi địa chỉ hộ khẩu thường trú nhưng vẫn giữ nguyên cá nhân đó làm người đại diện.
• Thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính: Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định đổi tên đường, số nhà hoặc sáp nhập đơn vị hành chính dẫn đến địa chỉ trụ sở thay đổi trên thực tế nhưng doanh nghiệp không chuyển đi nơi khác.
• Cập nhật ngành, nghề kinh doanh: Đối với các doanh nghiệp thành lập trước đây có ngành nghề chưa được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mã bậc 4).
• Thông tin liên lạc: Bổ sung số điện thoại, email, số fax hoặc website của công ty vào hồ sơ đăng ký.

3. Mẫu thông báo và hồ sơ thực hiện

Doanh nghiệp sử dụng mẫu Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.

Nội dung trích dẫn mẫu thông báo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THÔNG BÁO Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố...
Tên doanh nghiệp: [Ghi bằng chữ in hoa]
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ...
Nội dung bổ sung, cập nhật: ...

4. Quy trình nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Căn cứ Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
2. Nộp qua mạng điện tử: Sử dụng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là hình thức được khuyến khích mạnh mẽ trong giai đoạn cải cách hành chính năm 2018.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc chủ động cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 mà còn tạo thuận lợi trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng và thực hiện các thủ tục thuế sau này.