Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sở hữu một tên miền quốc tế (.com, .net, .org...) là bước đi quan trọng để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu trên toàn cầu. Tuy nhiên, không ít công ty cổ phần hiện nay vẫn chưa nắm rõ nghĩa vụ pháp lý về việc thông báo sử dụng tên miền này với cơ quan quản lý Nhà nước. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Căn cứ pháp lý mới nhất về quản lý tên miền quốc tế

Kể từ ngày 25/12/2024, hoạt động quản lý, cung cấp và sử dụng tài nguyên Internet tại Việt Nam chính thức được điều chỉnh bởi Nghị định 147/2024/NĐ-CP. Văn bản này thay thế các quy định cũ tại Nghị định 72/2013/NĐ-CP và Nghị định 27/2018/NĐ-CP, mang đến những thay đổi quan trọng trong việc giám sát và quản lý tên miền.

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 147/2024/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tên miền quốc tế phải có trách nhiệm thông báo việc sử dụng với Bộ Thông tin và Truyền thông (thông qua Trung tâm Internet Việt Nam - VNNIC). Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi chủ thể, bao gồm cả các công ty cổ phần đang hoạt động tại Việt Nam.

Nội dung thông báo tên miền quốc tế bao gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục này, công ty cổ phần cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin định danh và kỹ thuật liên quan. Cụ thể, hồ sơ thông báo trực tuyến yêu cầu các dữ liệu sau:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp (theo Luật Doanh nghiệp 2020), địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và email liên lạc.
• Thông tin người quản lý: Họ tên, chức vụ, số CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú và thông tin liên lạc của người chịu trách nhiệm quản lý tên miền.
• Thông tin tên miền: Danh sách các tên miền quốc tế đang đưa vào sử dụng.

Quy trình thực hiện thông báo trực tuyến nhanh chóng

Hiện nay, thủ tục thông báo được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua cổng thông tin của VNNIC tại địa chỉ thongbaotenmien.vn. Tùy vào tình trạng tài khoản, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã có tài khoản quản lý

Nếu công ty đã từng thông báo tên miền trước đó và có tài khoản, quy trình sẽ đơn giản hơn:

1. Truy cập website, chọn mục "Thông báo bổ sung, sửa đổi, xóa".
2. Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp.
3. Nhập danh sách tên miền mới cần bổ sung và nhấn "Thêm tên miền".
4. Kiểm tra lại thông tin và xác nhận hoàn tất.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thông báo lần đầu

Đối với các công ty cổ phần mới đăng ký tên miền quốc tế lần đầu, cần thực hiện các bước định danh chủ thể:

1. Tại trang chủ thongbaotenmien.vn, chọn "Thông báo sử dụng mới".
2. Nhập tên miền cần thông báo để hệ thống tra cứu trạng thái.
3. Chọn loại hình chủ thể là "Tổ chức" và khai báo chi tiết các thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu.
4. Nhấn "Chấp nhận" để gửi thông tin. Hệ thống sẽ tự động tạo tài khoản và gửi thông tin đăng nhập qua email của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi thông tin

Pháp luật yêu cầu tính chính xác và kịp thời của thông tin đăng ký. Do đó, khi công ty cổ phần có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở, người quản lý hoặc ngừng sử dụng tên miền, doanh nghiệp phải chủ động cập nhật trên hệ thống. Việc không thông báo hoặc thông báo thông tin sai lệch có thể dẫn đến các hình thức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và tần số vô tuyến điện.

Trong trường hợp quên mật khẩu hoặc gặp khó khăn khi truy cập, doanh nghiệp cần có văn bản gửi trực tiếp đến VNNIC để được hỗ trợ cấp lại quyền quản lý. Việc chủ động quản lý tên miền không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách bảo vệ tài sản số quý giá của doanh nghiệp trong kỷ nguyên công nghệ.