Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp hiện đại, chữ ký số (token) đóng vai trò như con dấu điện tử không thể thiếu. Tuy nhiên, vì nhiều lý do như mất thiết bị, thay đổi nhân sự nắm giữ hoặc nghi ngờ lộ mật khẩu, việc tạm dừng chứng thư số là thủ tục cấp thiết để bảo vệ an toàn tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thực hiện thủ tục này thường thông qua người được ủy quyền.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục tạm dừng chứng thư số

Tính đến thời điểm đầu năm 2020, các hoạt động liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp có quyền yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tạm dừng chứng thư số của mình trong các trường hợp cụ thể.

Bên cạnh đó, việc ủy quyền trong doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về đại diện tại Luật Doanh nghiệp 2014 và Bộ luật Dân sự. Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên có quyền ký giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thay mặt công ty thực hiện các thủ tục hành chính với nhà cung cấp dịch vụ.

Các trường hợp cần sử dụng Giấy ủy quyền tạm dừng chứng thư số

Việc tạm dừng chứng thư số không chỉ là quyền mà còn là biện pháp quản trị rủi ro. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Mất hoặc thất lạc thiết bị USB Token: Đây là trường hợp khẩn cấp nhất để tránh việc kẻ xấu lợi dụng ký các văn bản trái phép.
• Thay đổi nhân sự quản lý chữ ký số: Khi kế toán trưởng hoặc người giữ token nghỉ việc nhưng chưa kịp bàn giao hoặc có tranh chấp.
• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Khi phát hiện các dấu hiệu truy cập bất thường hoặc mật khẩu bị thay đổi không rõ lý do.
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước: Trong một số trường hợp thanh tra, kiểm tra hoặc theo quyết định của tòa án.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền tạm dừng chứng thư số

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý để các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (như VNPT, Viettel, FPT-CA...) chấp nhận:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị tạm dừng chứng thư số)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp):

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .....................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .............................

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: ............................................
Chứng minh nhân dân/CCCD số: ................. do ................. cấp ngày ...................
Hộ khẩu thường trú: ...............................................................................................
Chỗ ở hiện tại: .......................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ, ký kết các văn bản cần thiết và nhận kết quả thủ tục đề nghị tạm dừng chứng thư số cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ủy quyền và báo cáo kết quả cho Bên ủy quyền ngay sau khi hoàn tất.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc hoàn thành hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Để quá trình tạm dừng diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Hồ sơ kèm theo: Ngoài giấy ủy quyền, người đi làm thủ tục cần mang theo bản sao CMND/CCCD của mình và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.
2. Thời gian tạm dừng: Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi có yêu cầu tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ phải thực hiện ngay và thông báo cho thuê bao.
3. Khôi phục chứng thư số: Sau khi các rủi ro đã được kiểm soát, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khôi phục để tiếp tục giao dịch. Thủ tục khôi phục cũng có thể sử dụng mẫu ủy quyền tương tự nhưng thay đổi nội dung phạm vi ủy quyền.

Việc nắm vững các quy định pháp luật về chữ ký số giúp doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong môi trường kinh doanh số hóa ngày càng mạnh mẽ.