Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi chuyển sang địa bàn khác cơ quan thuế quản lý, một trong những thủ tục hành chính quan trọng và dễ gây sai sót nhất chính là việc xử lý các hóa đơn chưa sử dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và các lưu ý pháp lý quan trọng theo quy định hiện hành tại thời điểm đầu năm 2023.

1. Căn cứ pháp lý và bối cảnh áp dụng

Kể từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Theo đó, khi người nộp thuế thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Tại sao phải lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng?

Việc lập bảng kê nhằm mục đích đối soát và xác định chính xác số lượng hóa đơn còn tồn đọng tại thời điểm chuyển đi. Điều này giúp:

• Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
• Tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn do sử dụng hóa đơn không đúng địa bàn hoặc không thông báo thay đổi thông tin.
• Làm cơ sở để cơ quan thuế nơi đi và nơi đến nắm bắt tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

3. Mẫu Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu bảng kê thường được sử dụng đính kèm cùng Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục chuyển địa điểm:

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHƯA SỬ DỤNG CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN
CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÁC ĐỊA BÀN CƠ QUAN THUẾ QUẢN LÝ

1. Tên tổ chức, cá nhân: [Tên doanh nghiệp của bạn]
2. Mã số thuế: [Mã số thuế]
3. Các loại hóa đơn chưa sử dụng:

STT	Tên loại hóa đơn	Ký hiệu mẫu	Ký hiệu hóa đơn	Số lượng	Từ số	Đến số
1	Hóa đơn giá trị gia tăng	01GTKT2/001	AA/14T	100,000	1	100,000
...	...	...	...	...	...	...

4. Quy trình thực hiện khi chuyển địa điểm khác địa bàn quản lý

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý hóa đơn khi thay đổi thông tin đăng ký như sau:

Bước 1: Nộp tờ khai thay đổi thông tin

Doanh nghiệp nộp Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT) đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thay đổi thông tin.

Bước 3: Xử lý hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy (trong trường hợp đặc thù được phép sử dụng) hoặc muốn thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử cho phù hợp với địa bàn mới, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn cũ hoặc ngừng sử dụng dải số cũ theo quy định.

5. Một số lưu ý quan trọng

• Thời hạn: Việc kê khai và thông báo phải được thực hiện trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa điểm mới.
• Đối với hóa đơn điện tử: Thông thường, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin cơ quan thuế quản lý mới sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nộp mẫu 01/ĐK-HĐĐT.
• Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu trữ bản gốc bảng kê và các thông báo của cơ quan thuế để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.

Việc nắm vững quy định về bảng kê hóa đơn chưa sử dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn kịp thời.