Trong quá trình hoạt động, việc doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, nếu việc chuyển địa điểm dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục xử lý hóa đơn còn tồn đọng. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng để nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hóa đơn giấy còn tồn trước khi chuyển địa điểm (ảnh minh họa)

1. Quy định về xử lý hóa đơn khi chuyển địa điểm kinh doanh năm 2019

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn khi thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu chuẩn tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tuy nhiên, đối với trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn để tiếp tục sử dụng tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

"Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức, hộ, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết kinh doanh tiếp tục sử dụng)."

2. Mẫu Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (đính kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Việc đóng dấu pháp nhân lên bảng kê là thủ tục bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý (ảnh minh họa)

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Để quá trình chuyển địa điểm diễn ra thuận lợi và không bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thời hạn nộp: Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng phải được nộp cùng với Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) tại thời điểm chốt số liệu chuyển đi.
• Đóng dấu địa chỉ mới: Sau khi đã thông báo với cơ quan thuế nơi đến, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu địa chỉ mới lên tiêu thức địa chỉ trên hóa đơn cũ trước khi xuất cho khách hàng.
• Kiểm tra thông tin: Đảm bảo các thông tin về ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và dải số từ... đến... trên bảng kê khớp hoàn toàn với thực tế hóa đơn còn tồn tại kho.

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo thuế mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong giai đoạn chuyển giao địa điểm kinh doanh.