Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi hoặc bổ sung các thông tin liên quan đến Văn phòng đại diện (VPĐD) là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

1. Căn cứ pháp lý và bối cảnh thực hiện thủ tục

Tính đến thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT và các văn bản sửa đổi bổ sung.

Việc cập nhật thông tin không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tạo thuận lợi cho các giao dịch dân sự và thủ tục thuế sau này.

2. Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin Văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng để thực hiện thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư:

(Tên doanh nghiệp) Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o------ ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện

của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................................

Tên doanh nghiệp (viết bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .....................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về văn phòng đại diện:

1. Tên văn phòng đại diện (viết bằng chữ in hoa): .......................................................................

2. Mã số văn phòng đại diện/ Mã số thuế: ...................................................................................

3. Địa chỉ văn phòng đại diện: .....................................................................................................

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện: ......................................................................................

II. Nội dung đăng ký thuế: (Kê khai các thông tin về hình thức hạch toán, năm tài chính, tài khoản ngân hàng...)

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi soạn thảo và nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị trả lại hồ sơ:

• Tính chính xác của thông tin: Các thông tin về địa chỉ, mã số thuế và thông tin cá nhân của người đứng đầu VPĐD phải khớp với các giấy tờ chứng thực kèm theo.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy đề nghị, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư và bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

4. Quy trình nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong bối cảnh năm 2018, việc đẩy mạnh đăng ký qua mạng đang được khuyến khích nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả trong vòng 03 ngày làm việc.

Hy vọng mẫu Giấy đề nghị và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục cập nhật thông tin văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và chính xác nhất.