Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, việc soạn thảo văn bản không chỉ đơn thuần là truyền đạt thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tính pháp lý. Để đảm bảo tính thống nhất, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững những quy tắc "vàng" để có một văn bản chuẩn chỉnh nhất.

1. Quy định về khổ giấy và cách căn lề văn bản

Theo quy định hiện hành tại Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV, tất cả các văn bản hành chính đều phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Việc sử dụng thống nhất một khổ giấy giúp cho công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng hơn.

Về kỹ thuật căn lề (đối với khổ giấy A4), bạn cần tuân thủ các thông số sau:

• Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm (2 - 2.5 cm).
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2 - 2.5 cm).
• Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3 - 3.5 cm).
• Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5 - 2 cm).

Việc để lề trái rộng hơn các lề còn lại nhằm mục đích phục vụ cho việc đóng tập, đóng quyển văn bản mà không làm mất nội dung chữ phía trong.

2. Lựa chọn phông chữ, cỡ chữ và bộ mã ký tự

Một sai lầm phổ biến là sử dụng quá nhiều phông chữ trong một văn bản. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định rõ:

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Màu chữ phải là màu đen, rõ nét để đảm bảo khả năng đọc và sao chụp. Cỡ chữ thông thường cho phần nội dung là 13 hoặc 14, tuy nhiên tùy vào từng thành phần cụ thể mà cỡ chữ có thể thay đổi từ 12 đến 14.

3. Cách trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Đây là thành phần quan trọng nhất, thể hiện chủ quyền và tính chính thống của văn bản. Quốc hiệu và Tiêu ngữ được đặt tại ô số 1 (góc trên cùng bên phải).

• Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM": Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
• Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc": Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối ngắn và có cách chữ.

Phía dưới Tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ Tiêu ngữ.

4. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành được đặt tại ô số 2 (góc trên cùng bên trái), đối xứng với Quốc hiệu. Thành phần này bao gồm tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên cơ quan ban hành văn bản.

• Tên cơ quan chủ quản được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng.
• Tên cơ quan ban hành được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Ví dụ: Nếu là văn bản của Sở Tư pháp TP. Hà Nội, dòng trên sẽ là "ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI", dòng dưới là "SỞ TƯ PHÁP".

5. Số và ký hiệu của văn bản

Số văn bản là số thứ tự được đăng ký tại văn thư cơ quan trong một năm. Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc đơn vị soạn thảo.

Ví dụ về cách ghi số và ký hiệu:

• Nghị định của Chính phủ: Số: 01/2011/NĐ-CP
• Quyết định của UBND: Số: 15/QĐ-UBND
• Công văn của Bộ Nội vụ: Số: 123/BNV-VTLTNN

Lưu ý: Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

6. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Ngày, tháng, năm là ngày văn bản được ký chính thức. Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2019

7. Chữ ký và đóng dấu đúng kỹ thuật

Việc ký tên và đóng dấu phải tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo giá trị pháp lý. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ).

Đối với văn bản có nhiều trang, cần phải đóng dấu giáp lai hoặc đóng dấu nổi trên các trang bản gốc để tránh việc thay đổi nội dung trái phép.

Kết luận

Việc nắm vững kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV không chỉ giúp văn bản của bạn đẹp mắt, chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính pháp lý cao nhất. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong công việc soạn thảo hàng ngày.