Trong hoạt động quản lý lao động tại các hộ kinh doanh và doanh nghiệp, việc kê khai chính xác danh sách nhân sự tham gia bảo hiểm là nghĩa vụ bắt buộc. Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) đóng vai trò là chứng từ gốc để cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) thực hiện thu, cấp sổ và thẻ cho người lao động.

Căn cứ pháp lý và mục đích của Mẫu D02-TS

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Mẫu D02-TS được sử dụng để đơn vị đăng ký truy thu, điều chỉnh mức đóng hoặc báo tăng, giảm lao động. Đây là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi an sinh cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.

"Mục đích: Để đơn vị đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động thuộc đơn vị."

Hướng dẫn chi tiết phương pháp lập danh sách

Việc lập danh sách cần được thực hiện ngay khi có phát sinh thay đổi về nhân sự hoặc tiền lương. Dưới đây là các chỉ tiêu quan trọng mà người lập biểu cần lưu ý:

1. Thông tin định danh người lao động

• Họ và tên (Cột B): Ghi đầy đủ họ tên của từng người lao động. Lưu ý phân nhóm theo mã đơn vị trực thuộc nếu đơn vị có quy mô lớn để thuận tiện cho việc trả thẻ BHYT.
• Mã số BHXH (Cột C): Ghi mã số định danh duy nhất của người lao động đã được cơ quan bảo hiểm cấp.

2. Chức danh và Tiền lương

Tại Cột 1, đơn vị phải ghi chính xác cấp bậc, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp theo đúng Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tuyển dụng. Ví dụ: "Kế toán trưởng", "Công nhân may công nghiệp".

Cột 2 (Tiền lương): Ghi mức lương chính làm căn cứ đóng bảo hiểm. Đối với khu vực nhà nước, ghi hệ số lương; đối với khu vực doanh nghiệp/hộ kinh doanh, ghi mức lương cụ thể bằng tiền đồng Việt Nam.

3. Các khoản phụ cấp và bổ sung

Pháp luật quy định các khoản phụ cấp lương cũng phải được tính vào nền đóng bảo hiểm. Các cột từ 3 đến 6 dùng để kê khai phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề và các khoản bổ sung khác theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Những lưu ý quan trọng khi báo tăng, giảm lao động

Khi có nhân viên mới vào làm việc hoặc nhân viên nghỉ việc, đơn vị cần thực hiện báo tăng/giảm kịp thời:

• Báo tăng: Ghi vào mục I của danh sách. Cần ghi rõ thời điểm bắt đầu tham gia (Cột 7).
• Báo giảm: Ghi vào mục II. Đây là trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng, nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày.
• Truy thu: Áp dụng khi đơn vị chậm báo tăng so với thời gian thực tế người lao động làm việc, cần kê khai chi tiết tại mục III.

Sau khi hoàn tất, người lập biểu ký tên và thủ trưởng đơn vị đóng dấu xác nhận trước khi gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi quản lý. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng uy tín, niềm tin đối với người lao động.