Tờ khai TK1-TS là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm trong năm 2019?

Trong hoạt động quản trị nhân sự và thực hiện chính sách an sinh xã hội tại doanh nghiệp, việc kê khai thông tin bảo hiểm là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên. Tính đến thời điểm năm 2019, Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) là văn bản pháp lý quan trọng nhất được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Mẫu tờ khai này không chỉ dành cho người lao động mới tham gia lần đầu mà còn là công cụ để điều chỉnh các thông tin cá nhân khi có sự thay đổi, đảm bảo quyền lợi tối đa theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Luật Bảo hiểm y tế 2008.

Các trường hợp bắt buộc phải lập Tờ khai TK1-TS

Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, người tham gia bảo hiểm cần lập tờ khai này trong các tình huống cụ thể sau:

• Tham gia lần đầu: Người lao động mới vào làm việc tại công ty TNHH hai thành viên trở lên và chưa được cấp mã số BHXH.
• Điều chỉnh thông tin nhân thân: Thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính hoặc quốc tịch đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh: Khi người lao động có nhu cầu thay đổi cơ sở y tế ban đầu để thuận tiện cho việc khám chữa bệnh.
• Mất hoặc hỏng thẻ: Kê khai để làm thủ tục cấp lại sổ BHXH hoặc thẻ BHYT.

Hướng dẫn kỹ thuật kê khai các chỉ tiêu quan trọng

Để tránh việc hồ sơ bị cơ quan Bảo hiểm xã hội trả lại, người kê khai cần lưu ý các mục sau:

1. Phần kê khai bắt buộc (Mục I)

Tại mục này, thông tin phải khớp tuyệt đối với Giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân. Đặc biệt, mục [01] Họ và tên phải viết bằng CHỮ IN HOA có dấu.

"[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa): Ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên bằng chữ in hoa có dấu của người tham gia BHXH, BHYT..."

2. Mã số Bảo hiểm xã hội (Mục [09])

Đây là chỉ tiêu cực kỳ quan trọng. Kể từ năm 2017, mỗi cá nhân chỉ có một mã số BHXH duy nhất xuyên suốt quá trình tham gia. Nếu người lao động đã có mã số nhưng không nhớ, có thể tra cứu trực tuyến tại cổng thông tin của BHXH Việt Nam.

3. Phụ lục thành viên hộ gia đình

Phụ lục này chỉ bắt buộc kê khai đối với những trường hợp chưa được cấp mã số BHXH. Mục đích là để cơ quan bảo hiểm xác định danh tính và cấp mã số định danh duy nhất cho người tham gia dựa trên cơ sở dữ liệu hộ gia đình.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi tiếp nhận Tờ khai TK1-TS

Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, bộ phận nhân sự cần kiểm tra kỹ tính xác thực của thông tin trước khi ký xác nhận. Theo quy định, nếu thay đổi các thông tin về nhân thân (họ tên, ngày sinh, giới tính), đơn vị sử dụng lao động bắt buộc phải ký tên và đóng dấu xác nhận vào tờ khai của người lao động.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng niềm tin và sự gắn kết của người lao động đối với tổ chức.