Kế toán viên đang thực hiện rà soát hồ sơ giảm trừ gia cảnh năm 2019 (ảnh minh họa)

Tầm quan trọng của việc lập Bảng kê thông tin người phụ thuộc

Trong bối cảnh quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2019, việc xác định và kê khai đúng thông tin người phụ thuộc là yếu tố then chốt giúp người nộp thuế tối ưu hóa số thuế phải nộp. Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bảng kê thông tin người phụ thuộc (thường đi kèm với tờ khai quyết toán thuế mẫu số 05/QTT-TNCN) không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác nhận quyền lợi của người dân. Việc kê khai sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến việc bị từ chối giảm trừ, gây thiệt hại về tài chính cho người lao động.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm tháng 6 năm 2019, các quy định về giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 111/2013/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về đối tượng người phụ thuộc, điều kiện được giảm trừ và hồ sơ chứng minh.
• Thông tư 92/2015/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung các quy định về khai thuế và quyết toán thuế TNCN.

Theo Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm con, vợ hoặc chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng)... của người nộp thuế nếu đáp ứng các điều kiện về độ tuổi và thu nhập theo quy định.

Gia đình nhiều thế hệ là đối tượng phổ biến được đăng ký người phụ thuộc (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách điền Bảng kê thông tin người phụ thuộc

Để hoàn thiện bảng kê một cách chính xác, người nộp thuế hoặc kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau:

1. Thông tin chung về người nộp thuế

• Kỳ tính thuế: Ghi rõ năm quyết toán (Ví dụ: Năm 2019).
• Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế cá nhân đã được cấp.

2. Danh sách người phụ thuộc

Đây là phần quan trọng nhất của bảng kê, yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối:

• Họ và tên người phụ thuộc: Viết chữ in hoa có dấu.
• Ngày sinh: Ghi đúng theo giấy khai sinh hoặc CMND/Thẻ căn cước.
• Mã số thuế người phụ thuộc: Nếu người phụ thuộc đã có MST thì bắt buộc phải điền. Trường hợp chưa có, cần cung cấp thông tin trên giấy khai sinh.
• Quan hệ với người nộp thuế: Ghi rõ là con, bố, mẹ, vợ/chồng...
• Thời gian tính giảm trừ: Ghi rõ từ tháng nào đến tháng nào trong năm 2019. Lưu ý, nếu đăng ký muộn nhưng có đủ hồ sơ thì vẫn được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót

Trong quá trình thực hiện, nhiều cá nhân và đơn vị thường mắc phải các lỗi như sai định dạng ngày tháng, nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ chứng minh hoặc kê khai trùng người phụ thuộc giữa hai người nộp thuế (ví dụ cả bố và mẹ cùng giảm trừ cho một con). Theo quy định, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong năm tính thuế.

Ngoài ra, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc phải được lưu giữ tại đơn vị chi trả thu nhập hoặc nộp kèm hồ sơ quyết toán nếu cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế. Việc chuẩn bị chu đáo các chứng từ như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, xác nhận thu nhập... sẽ giúp quá trình hậu kiểm diễn ra thuận lợi.

Kết luận

Việc lập Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là quyền lợi và trách nhiệm của mỗi người nộp thuế. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, quý độc giả có thể tự tin thực hiện các thủ tục thuế trong năm 2019 một cách chính xác và hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, hãy tham khảo thêm ý kiến từ các chuyên gia tư vấn thuế hoặc đại lý thuế uy tín.