Tầm quan trọng của Bảng kê thông tin người phụ thuộc trong quyết toán thuế

Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc xác định và kê khai người phụ thuộc là quyền lợi chính đáng của người nộp thuế nhằm giảm bớt gánh nặng tài chính. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

Bảng kê thông tin người phụ thuộc (Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC) là tài liệu bắt buộc đính kèm tờ khai quyết toán thuế mẫu số 05/QTT-TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Đối tượng được xác định là người phụ thuộc năm 2019

Căn cứ Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm:

• Con: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ/chồng (dưới 18 tuổi hoặc trên 18 tuổi bị khuyết tật, không có khả năng lao động).
• Vợ hoặc chồng: Ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động và không có thu nhập (hoặc thu nhập bình quân tháng không quá 1 triệu đồng).
• Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp: Đáp ứng điều kiện về độ tuổi hoặc khả năng lao động và thu nhập.
• Các cá nhân khác: Anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác ruột, cháu ruột... mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Bảng kê mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN

Khi lập bảng kê, kế toán và người nộp thuế cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau:

1. Thông tin chung

• [01] Kỳ tính thuế: Ghi năm quyết toán (Ví dụ: Năm 2018 cho kỳ quyết toán đầu năm 2019).
• [02], [03]: Ghi chính xác tên và mã số thuế của tổ chức trả thu nhập.

2. Danh sách người phụ thuộc

Bảng kê chia làm 2 phần chính dựa trên thông tin định danh của người phụ thuộc:

• Nhóm có mã số thuế/CMND/Hộ chiếu: Điền đầy đủ từ cột [07] đến [14]. Đây là những người đã được cấp mã số thuế hoặc có giấy tờ tùy thân hợp lệ.
• Nhóm chưa có mã số thuế (dùng thông tin Giấy khai sinh): Điền thông tin tại các cột [15] đến [20]. Lưu ý phải ghi rõ số quyển, số giấy khai sinh và nơi đăng ký khai sinh (Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Phường/Xã).

3. Thời gian tính giảm trừ (Cột [21] và [22])

Đây là phần cực kỳ quan trọng để xác định số tiền được giảm trừ. Người nộp thuế cần ghi rõ từ tháng nào đến tháng nào trong năm tính thuế mà người phụ thuộc đủ điều kiện giảm trừ.

"Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế. Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký."

Mẫu Bảng kê thông tin người phụ thuộc (Tham khảo)

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của mẫu bảng kê theo quy định hiện hành:

Việc kê khai chính xác thông tin người phụ thuộc không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động. Mọi sai sót trong bảng kê có thể dẫn đến việc bị từ chối giảm trừ hoặc phải điều chỉnh quyết toán thuế phức tạp về sau.