Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót từ năm 2021

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của Chính phủ mang lại nhiều tiện ích, tuy nhiên cũng không tránh khỏi những sai sót trong quá trình lập và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Để tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau khi gửi cơ quan thuế sẽ được xử lý theo các kịch bản cụ thể dưới đây.

1. Trường hợp hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế

Đây là tình huống phổ biến nhất khi người bán phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa. Người bán có quyền lựa chọn một trong hai hình thức:

• Thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn: Áp dụng khi số lượng hóa đơn sai sót ít.
• Thông báo điều chỉnh cho nhiều hóa đơn: Người bán có thể gom nhiều hóa đơn sai sót để thông báo một lần đến cơ quan thuế.

Lưu ý về thời hạn: Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

2. Xử lý khi hóa đơn đã điều chỉnh vẫn tiếp tục có sai sót

Trong trường hợp người bán đã thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn mới này vẫn còn sai sót, pháp luật yêu cầu tính nhất quán. Cụ thể, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu tiên.

3. Hủy hóa đơn khi chấm dứt cung cấp dịch vụ

Đối với trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, quy trình xử lý như sau:

"Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP."

4. Sai sót không làm thay đổi giá trị hóa đơn

Nếu hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn có sai sót nhưng không ảnh hưởng đến các nội dung trọng yếu khác, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không nhất thiết phải hủy hoặc thay thế hóa đơn cũ.

5. Nguyên tắc ghi giá trị điều chỉnh

Riêng đối với các sai sót về giá trị (số tiền, thuế suất, tiền thuế), người bán phải ghi rõ:

• Điều chỉnh tăng: Ghi dấu cộng (+).
• Điều chỉnh giảm: Ghi dấu trừ (-).

Việc ghi nhận này phải đảm bảo đúng với thực tế điều chỉnh để cơ quan thuế có căn cứ đối soát dữ liệu chính xác.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động kế toán mà còn tránh được các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn kịp thời.