Trong bối cảnh các quy định về quản lý thu bảo hiểm ngày càng được siết chặt, việc nắm vững danh mục hồ sơ làm căn cứ truy thu là nhiệm vụ sống còn của bộ phận kế toán và nhân sự. Đặc biệt, tính đến thời điểm tháng 04/2019, các đơn vị cần đặc biệt lưu ý các hướng dẫn tại Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hồ sơ truy thu?

Truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH) phát sinh khi đơn vị sử dụng lao động chậm đóng, đóng thiếu thời gian hoặc đóng không đúng mức quy định cho người lao động. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động thông qua việc đóng đủ, đúng hạn là trách nhiệm bắt buộc. Nếu không cung cấp đủ hồ sơ chứng minh đối tượng và thời gian đóng, doanh nghiệp không chỉ gặp khó khăn trong việc chốt sổ cho nhân viên mà còn đối mặt với các khoản lãi chậm đóng phát sinh.

Hồ sơ căn cứ cho khối cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp

Đối với các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và đơn vị sự nghiệp công lập, hồ sơ truy thu thường dựa trên các văn bản mang tính định biên và quyết định hành chính cụ thể:

• Cán bộ, công chức, viên chức: Căn cứ quan trọng nhất là Quyết định tuyển dụng hoặc Quyết định xếp lương theo ngạch, bậc, chức vụ.
• Lao động hợp đồng: Đối với các đối tượng làm việc theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP, căn cứ chính là Hợp đồng lao động đã ký kết giữa đơn vị và người lao động.
• Cán bộ cấp xã: Cần có danh sách cán bộ chuyên trách, công chức có trong định biên được phê duyệt hoặc Quyết định xếp sinh hoạt phí theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP.

Quy định chi tiết cho khối doanh nghiệp và tổ chức kinh tế

Đây là nhóm đối tượng có biến động lao động lớn nhất, do đó hồ sơ cần sự chi tiết và minh bạch cao. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà các loại giấy tờ sẽ có sự khác biệt nhất định:

1. Doanh nghiệp Nhà nước

Hồ sơ bao gồm Quyết định bổ nhiệm (đối với người quản lý doanh nghiệp), quyết định tuyển dụng hoặc xếp lương đối với viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành và công nhân. Ngoài ra, các hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên cũng là căn cứ không thể thiếu để xác định thời điểm bắt đầu tham gia BHXH bắt buộc.

2. Doanh nghiệp ngoài quốc doanh và văn phòng đại diện nước ngoài

Đối với khối này, pháp luật quy định rõ ràng về lộ trình tham gia:

• Từ năm 2003 trở đi, tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt số lượng lao động đều thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nếu ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên.
• Người quản lý doanh nghiệp: Nếu có hưởng tiền lương, tiền công thì căn cứ sẽ là Hợp đồng lao động, Bảng lương đăng ký với cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý lao động và Bảng thanh toán tiền lương thực tế hàng tháng.

Các chứng từ tài chính bổ trợ không thể thiếu

Bên cạnh các hồ sơ xác định đối tượng nêu trên, để hoàn thiện thủ tục truy thu theo đúng quy trình tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, đơn vị cần chuẩn bị thêm:

"Bảng thanh toán tiền lương (hoặc bảng kê tiền lương, tiền công nếu trả qua ATM) tương ứng với toàn bộ thời gian đề nghị truy thu là yêu cầu bắt buộc để xác định mức đóng và căn cứ tính lãi chậm đóng."

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc thù, cơ quan BHXH có thể yêu cầu các văn bản giải trình, thuyết minh hoặc các giấy tờ liên quan đến việc khoán sản phẩm, khoán công việc để làm rõ bản chất của mối quan hệ lao động trong giai đoạn truy thu.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong năm 2019

Việc truy thu không chỉ đơn thuần là đóng bù số tiền còn thiếu mà còn đi kèm với các khoản lãi chậm đóng theo lãi suất đầu tư quỹ BHXH của năm trước liền kề. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động rà soát danh sách lao động hàng tháng để tránh việc phải truy thu kéo dài. Lưu ý rằng cơ quan BHXH chỉ xem xét giải quyết truy thu BHXH bắt buộc từ ngày 01/01/1995 và truy thu Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) từ ngày 01/01/2009.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về hồ sơ, đơn vị nên tham khảo trực tiếp bộ phận thu tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi quản lý để được hướng dẫn chi tiết, tránh việc phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần gây mất thời gian và ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.