Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty cổ phần. Tuy nhiên, việc nắm vững các quy định về khai báo hải quan không chỉ giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Vậy bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu hiện nay bao gồm những gì? Thời gian thông quan được quy định ra sao?

1. Thành phần hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ, tài liệu mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. Theo quy định tại Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC), bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ quan trọng nhất. Theo Khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể khai điện tử hoặc bản giấy trong một số trường hợp đặc biệt (như hàng cứu trợ, quà biếu, hệ thống điện tử gặp sự cố...).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chụp (áp dụng khi người mua phải thanh toán cho người bán).
• Bảng kê lâm sản: 01 bản chính (đối với hàng hóa là gỗ nguyên liệu).
• Giấy phép xuất khẩu: Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép, doanh nghiệp cần nộp 01 bản chính (nếu xuất khẩu một lần) hoặc bản chính kèm phiếu theo dõi trừ lùi (nếu xuất khẩu nhiều lần).
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành: Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy chứng nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành (01 bản chính).

Lưu ý quan trọng: Nếu các loại giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành đã được gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, doanh nghiệp sẽ không phải nộp bản giấy khi làm thủ tục hải quan.

2. Thời hạn giải quyết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

Tốc độ thông quan là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp để đảm bảo tiến độ giao hàng. Luật Hải quan 2014 quy định rất rõ về thời hạn này:

"Điều 23. Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan
1. Cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan ngay sau khi người khai hải quan nộp, xuất trình hồ sơ hải quan theo quy định của Luật này.
2. Thời hạn hoàn thành kiểm tra hồ sơ chậm nhất là 02 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan;
3. Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất là 08 giờ làm việc kể từ thời điểm người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan..."

Trong trường hợp lô hàng có số lượng lớn, chủng loại phức tạp, Thủ trưởng cơ quan hải quan có thể gia hạn thời gian kiểm tra thực tế nhưng không quá 02 ngày. Đối với hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời hạn 08 giờ sẽ được tính từ khi nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành theo quy định.

3. Lời khuyên cho doanh nghiệp khi chuẩn bị hồ sơ

Để quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, các công ty cổ phần cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ mã HS: Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến bị phạt vi phạm hành chính hoặc chậm trễ thông quan.
• Số hóa hồ sơ: Tận dụng tối đa Cổng thông tin một cửa quốc gia để giảm thiểu thủ tục giấy tờ vật lý.
• Lưu trữ chứng từ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hải quan trong thời hạn 05 năm để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để doanh nghiệp khẳng định uy tín trên thị trường quốc tế.