Trong hệ thống thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam, giảm trừ gia cảnh là một trong những chính sách nhân văn nhằm giảm bớt gánh nặng tài chính cho người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng người thân. Tuy nhiên, để được hưởng quyền lợi này, người nộp thuế cần phải hoàn thiện bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo đúng quy định của pháp luật.

Bước sang năm 2020, các quy định về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc vẫn được thực hiện căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng nhóm đối tượng cụ thể.

1. Đối tượng là con của người nộp thuế

Theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ đối với con bao gồm:

• Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chỉ cần bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Cần bản chụp Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân và đặc biệt là bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật.
• Con đang theo học tại các bậc học: Ngoài Giấy khai sinh, cần có bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường chứng minh đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề.

Đối với trường hợp con nuôi, con ngoài giá thú hoặc con riêng, người nộp thuế cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh mối quan hệ như Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Đối với vợ hoặc chồng và cha mẹ

Đây là nhóm đối tượng phổ biến thường được người nộp thuế đăng ký giảm trừ. Hồ sơ yêu cầu sự minh bạch về mối quan hệ và tình trạng thu nhập.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Đối với vợ hoặc chồng: Cần bản chụp Chứng minh nhân dân và bản chụp Sổ hộ khẩu (chứng minh quan hệ vợ chồng) hoặc Giấy chứng nhận kết hôn. Nếu trong độ tuổi lao động, phải có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (như hồ sơ bệnh án bệnh hiểm nghèo, giấy xác nhận khuyết tật).
• Đối với cha mẹ: Bao gồm cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp. Hồ sơ gồm bản chụp Chứng minh nhân dân và các giấy tờ xác định mối quan hệ như Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh. Tương tự, nếu cha mẹ còn trong độ tuổi lao động thì phải có giấy tờ chứng minh mất khả năng lao động.

3. Các cá nhân khác không nơi nương tựa

Đối với các cá nhân khác mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng (như anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác...), hồ sơ cần có:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
• Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng (như bản chụp sổ hộ khẩu nếu cùng hộ khẩu, hoặc bản đăng ký tạm trú nếu không cùng hộ khẩu).
• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu quy định, có xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng hoặc không có ai nuôi dưỡng.

"Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc."

4. Một số lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ năm 2020

Người nộp thuế cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc). Quá thời hạn nêu trên, nếu không nộp hồ sơ chứng minh, người nộp thuế sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc đó và phải điều chỉnh lại số thuế đã tạm khấu trừ.

Đối với người nước ngoài, nếu không có các giấy tờ theo quy định của Việt Nam thì có thể sử dụng các tài liệu pháp lý tương tự của quốc gia họ để làm căn cứ chứng minh.

Việc nắm vững các quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ mà còn đảm bảo tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hợp pháp trong năm 2020.