Việc được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (thường gọi là Sổ đỏ) là mong mỏi của bất kỳ người sử dụng đất nào. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn, thậm chí bị trả lại hồ sơ do không nắm rõ các quy định về thành phần giấy tờ. Dựa trên bối cảnh pháp luật hiện hành (năm 2019), bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu theo đúng quy định của Luật Đất đai 2013.

1. Điều kiện để được cấp Sổ đỏ lần đầu

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, người dân cần xác định mình thuộc trường hợp nào để áp dụng đúng quy định. Theo Luật Đất đai 2013, điều kiện cấp Sổ đỏ được chia thành hai nhóm chính:

• Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất: Đây là trường hợp thuận lợi nhất, người sử dụng đất chỉ cần cung cấp các giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất hợp pháp theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013.
• Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất: Người dân vẫn có cơ hội được cấp Sổ đỏ nếu đáp ứng các điều kiện về thời điểm sử dụng đất ổn định, không tranh chấp và phù hợp với quy hoạch tại địa phương theo quy định tại Điều 101 Luật Đất đai 2013.

2. Chi tiết hồ sơ cho trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất

Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hộ gia đình, cá nhân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

2.1. Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

Sử dụng Mẫu số 04a/ĐK ban hành kèm theo Thông tư này. Đây là mẫu đơn bắt buộc, người dân cần kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin về thửa đất, người sử dụng đất và các tài sản gắn liền với đất.

2.2. Giấy tờ về quyền sử dụng đất (Bản gốc)

Người dân phải nộp một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, ví dụ như:

• Giấy tờ về quyền được sử dụng đất trước ngày 15/10/1993 do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính trước ngày 15/10/1993.
• Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất.
• Bản án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về quyền sử dụng đất đã có hiệu lực pháp luật.

2.3. Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất

Nếu người dân có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng, rừng sản xuất là rừng trồng hoặc cây lâu năm thì phải nộp thêm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đối với các tài sản này (như Giấy phép xây dựng, hợp đồng mua bán nhà...).

2.4. Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính

Bao gồm các biên lai nộp thuế, tiền sử dụng đất hoặc các giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có).

3. Hồ sơ đối với trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất

Đối với trường hợp này, hồ sơ có phần phức tạp hơn do cần sự xác nhận từ chính quyền địa phương. Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận: Theo Mẫu số 04a/ĐK.
2. Xác nhận của UBND cấp xã: Đây là giấy tờ quan trọng nhất. UBND cấp xã nơi có đất phải xác nhận về việc đất đã được sử dụng ổn định, lâu dài, không có tranh chấp và phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị hoặc quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
3. Chứng từ tài chính: Các giấy tờ chứng minh việc nộp thuế đất hàng năm hoặc các nghĩa vụ tài chính khác liên quan đến thửa đất.

"Điều 101. Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà không có giấy tờ về quyền sử dụng đất..."

4. Quy trình nộp và xử lý hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người dân thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ. Người dân nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc bộ phận một cửa tại UBND cấp huyện. Đối với hộ gia đình, cá nhân tại xã thì có thể nộp tại UBND cấp xã.
• Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận phải thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung.
• Bước 3: Giải quyết yêu cầu. Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện các công việc chuyên môn như đo đạc, trích lục bản đồ, gửi thông tin địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính.
• Bước 4: Trả kết quả. Sau khi người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan có thẩm quyền sẽ trao Sổ đỏ cho người dân.

Lời khuyên pháp lý: Việc cấp Sổ đỏ lần đầu là một thủ tục hành chính quan trọng nhưng cũng khá phức tạp. Người dân nên chủ động liên hệ với cán bộ địa chính xã hoặc các đơn vị tư vấn pháp luật uy tín để được hỗ trợ rà soát hồ sơ trước khi nộp, tránh việc phải đi lại nhiều lần do thiếu sót giấy tờ.