Trong bối cảnh ngành Thuế đang đẩy mạnh lộ trình chuyển đổi số, việc ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC vào tháng 9/2021 đã tạo ra một bước ngoặt lớn trong quản lý hóa đơn, chứng từ. Một trong những vấn đề được các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đặc biệt quan tâm lúc này là: Liệu cơ sở kinh doanh mới thành lập có bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức hay không?

Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập

Theo quy định tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các đơn vị mới thành lập trong giai đoạn chuyển tiếp (từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022) được chia thành hai trường hợp cụ thể:

1. Trường hợp có thông báo của cơ quan thuế và đủ điều kiện hạ tầng

Nếu cơ sở kinh doanh mới thành lập nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử và đơn vị đó có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính, phần mềm, đường truyền internet) thì bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn. Nội dung này được quy định nguyên văn như sau:

"Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế."

Quy định này cũng được tái khẳng định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc triển khai sớm hóa đơn điện tử trước thời hạn chót 01/7/2022.

2. Trường hợp chưa đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng công nghệ

Trong trường hợp cơ sở kinh doanh mới thành lập nhưng chưa có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, pháp luật cho phép một cơ chế linh hoạt hơn. Cụ thể, đơn vị được tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

Tuy nhiên, đi kèm với đó là nghĩa vụ báo cáo dữ liệu. Cơ sở kinh doanh phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cùng thời điểm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Tại sao hộ kinh doanh nên chủ động chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ?

Dù thời hạn bắt buộc là 01/7/2022, nhưng việc chuyển đổi sớm mang lại những lợi ích vượt trội mà các hộ kinh doanh không nên bỏ qua:

• Tiết kiệm chi phí tối đa: Theo phân tích của Tổng cục Thuế, chi phí cho một hóa đơn giấy (bao gồm in ấn, lưu trữ, vận chuyển) thường trên 1.000 đồng. Trong khi đó, hóa đơn điện tử chỉ tiêu tốn khoảng 1/10 con số này. Việc chuyển đổi giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí liên quan đến hóa đơn.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Thay vì phải viết tay, trình ký, đóng dấu và gửi bưu điện mất nhiều ngày, hóa đơn điện tử cho phép khởi tạo và gửi đến khách hàng qua email hoặc tin nhắn chỉ trong 3-5 phút. Điều này đặc biệt hữu ích khi người có thẩm quyền ký vắng mặt nhờ việc sử dụng chữ ký số.
• Loại bỏ gánh nặng báo cáo định kỳ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã), dữ liệu đã được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế. Do đó, kế toán không còn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý/tháng như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• An toàn và bảo mật tuyệt đối: Hóa đơn điện tử gần như không thể làm giả. Việc lưu trữ trên hệ thống đám mây giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro cháy, hỏng hoặc thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển bưu điện.

Lời khuyên pháp lý: Các hộ kinh doanh mới thành lập trong giai đoạn cuối năm 2021 nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn lộ trình chuyển đổi. Việc chuẩn bị sớm về hạ tầng công nghệ không chỉ giúp tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế 2019 mà còn tạo lợi thế cạnh tranh nhờ sự chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng.