Trong bối cảnh quản lý thuế hiện đại năm 2020, việc doanh nghiệp tư nhân chủ động trong khâu in ấn hóa đơn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, để việc tự in hóa đơn diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện khắt khe về hạ tầng kỹ thuật và trình tự pháp lý theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Điều kiện để doanh nghiệp tư nhân được tự in hóa đơn năm 2020

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp tư nhân muốn áp dụng hình thức hóa đơn tự in phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể về vốn điều lệ hoặc quy mô hoạt động, đồng thời không thuộc danh sách các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo việc in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quan trọng hơn, phần mềm ứng dụng tự in hóa đơn phải đảm bảo tính bảo mật, không cho phép can thiệp làm thay đổi dữ liệu đã khởi tạo.

"Tổ chức kinh doanh có mã số thuế, có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào phần mềm kế toán để hạch toán doanh thu..."

Quy trình ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Trước khi bắt đầu sử dụng, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân phải ban hành một Quyết định nội bộ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng xác lập hình thức hóa đơn và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Quyết định này cần nêu rõ hệ thống thiết bị sử dụng, tên nhà cung ứng phần mềm (nếu có) và phân loại các loại hóa đơn sẽ sử dụng (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...).

Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu quyết định được xây dựng dựa trên các tiêu chí của Nghị định 51/2010/NĐ-CP:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

QUYẾT ĐỊNH ÁP DỤNG HÓA ĐƠN TỰ IN

Điều 1. Đối tượng và Hệ thống thiết bị
Áp dụng hình thức hóa đơn tự in trong đơn vị kể từ ngày ... trên cơ sở hệ thống thiết bị bao gồm:
- Máy tính số hiệu: ...
- Máy in số hiệu: ...
- Phần mềm ứng dụng: ... (Ghi rõ tên phần mềm kế toán/bán hàng).
- Đơn vị cung cấp giải pháp kỹ thuật: ...

Điều 2. Phân loại và Mục đích sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số ...): Dùng cho hoạt động bán hàng hóa nội địa.
- Hóa đơn xuất khẩu (nếu có): Dùng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Điều 3. Trách nhiệm thi hành
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm quản lý số lượng hóa đơn, thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Bộ phận kỹ thuật đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt và an toàn dữ liệu.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in với cơ quan thuế

Sau khi có quyết định nội bộ, doanh nghiệp không được sử dụng ngay mà phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu), hóa đơn mẫu và Quyết định áp dụng hóa đơn tự in.

Lưu ý rằng, kể từ ngày 01/11/2020, theo lộ trình của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Do đó, việc duy trì hóa đơn tự in bằng giấy trong giai đoạn đầu năm 2020 cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo sự chuyển giao êm đẹp sang hình thức điện tử bắt buộc sau này.