Việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ nguồn nhân lực, nâng cao năng suất và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn còn lúng túng về tần suất thực hiện cũng như các chế độ đi kèm.

Nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp về việc khám sức khỏe cho người lao động

Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm chăm sóc sức khỏe cho nhân viên thông qua các đợt kiểm tra định kỳ. Cụ thể, tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 đã nêu rõ các mốc thời gian quan trọng:

1. Hằng năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động; đối với người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động là người khuyết tật, người lao động chưa thành niên, người lao động cao tuổi được khám sức khỏe ít nhất 06 tháng một lần.

Như vậy, tùy vào tính chất công việc và đối tượng lao động mà tần suất khám có thể là 01 năm/lần hoặc 06 tháng/lần. Đặc biệt, đối với lao động nữ, khi thực hiện khám sức khỏe định kỳ, doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức khám chuyên khoa phụ sản theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.

Quy trình và chi phí khám sức khỏe do ai chi trả?

Một trong những thắc mắc phổ biến của cả doanh nghiệp và người lao động là vấn đề kinh phí. Pháp luật Việt Nam quy định rất rõ ràng: Toàn bộ chi phí cho hoạt động khám sức khỏe định kỳ, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp đều do người sử dụng lao động chi trả.

Khoản chi phí này không bị coi là thu nhập chịu thuế của người lao động mà được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị chủ động thực hiện nghĩa vụ của mình mà không lo ngại về gánh nặng tài chính quá lớn.

Mức xử phạt cực nặng khi doanh nghiệp 'ngó lơ' sức khỏe nhân viên

Nếu như trước đây mức phạt còn khá nhẹ nhàng, thì kể từ khi Nghị định 12/2022/NĐ-CP có hiệu lực, chế tài đối với hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ đã tăng lên đáng kể. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 22 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động.

Lưu ý quan trọng: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân (tức là từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng trên mỗi người lao động vi phạm, tổng mức phạt tối đa có thể lên đến 150.000.000 đồng).

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Lập kế hoạch hằng năm: Chủ động liên hệ với các cơ sở y tế đủ điều kiện để lên lịch khám tập trung.
• Phân loại đối tượng: Xác định rõ danh sách nhân viên làm việc trong môi trường độc hại để áp dụng tần suất khám 06 tháng/lần.
• Lưu trữ hồ sơ: Kết quả khám sức khỏe phải được lưu vào hồ sơ quản lý sức khỏe của người lao động để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

Việc tuân thủ đúng Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn là cách tốt nhất để xây dựng văn hóa công ty nhân văn, gắn kết người lao động lâu dài.