Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để khấu trừ thuế và hạch toán chi phí. Tuy nhiên, việc nắm vững các điều kiện đặt in hóa đơn giá trị gia tăng là một thách thức đối với nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới thành lập. Theo bối cảnh pháp luật năm 2019, quy trình này được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản từ Nghị định đến Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động đặt in hóa đơn

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chủ yếu dựa trên các văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC (Văn bản gốc quan trọng nhất).
• Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều về thủ tục hành chính thuế.

Điều kiện đặt in hóa đơn đối với doanh nghiệp mới thành lập

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập nếu không sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử thì được tạo hóa đơn đặt in nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp có quy mô vốn hoặc địa điểm đặc thù

Các đối tượng sau đây được phép tạo hóa đơn đặt in ngay sau khi có mã số thuế:

• Doanh nghiệp được thành lập trong các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao theo quy định.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên (tính theo số vốn thực góp tại thời điểm thông báo phát hành).

Trường hợp 2: Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ mới thành lập có vốn điều lệ thấp hơn 15 tỷ đồng, điều kiện đặt in hóa đơn khắt khe hơn nhằm đảm bảo tính minh bạch. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên (ghi trên hóa đơn mua tài sản) và đáp ứng các tiêu chuẩn:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động thực tế.
• Có hệ thống thiết bị văn phòng (máy tính, máy in) đảm bảo việc lập hóa đơn.
• Là đơn vị kế toán theo Luật Kế toán, có phần mềm kế toán đảm bảo hạch toán doanh thu định kỳ.
• Không có vi phạm nghiêm trọng về thuế trong vòng 365 ngày gần nhất.

Điều kiện đối với doanh nghiệp đang hoạt động

Đối với các tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp đang hoạt động không thuộc đối tượng mua hóa đơn trực tiếp từ cơ quan thuế (theo khoản b Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC), họ có quyền tạo hóa đơn đặt in để phục vụ hoạt động bán hàng.

Lưu ý quan trọng về thủ tục:

"Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)."

Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, thời hạn để cơ quan thuế phản hồi về đề nghị này đã được rút ngắn xuống còn 02 ngày làm việc. Nếu sau thời gian này cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản, doanh nghiệp mặc nhiên được sử dụng hóa đơn đặt in.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong năm 2019

Mặc dù hóa đơn đặt in vẫn là lựa chọn phổ biến, nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang đến gần. Việc chuẩn bị tốt các điều kiện về cơ sở vật chất và nhân sự kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng điều kiện đặt in hóa đơn giá trị gia tăng mà còn tạo tiền đề vững chắc cho việc áp dụng công nghệ số trong quản lý thuế sau này.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc về việc xác định giá trị tài sản cố định hoặc thủ tục gửi mẫu 3.14, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.