Trong quá trình vận hành, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ không chỉ là vấn đề hành chính nội bộ mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải thực hiện chế độ lưu giữ tài liệu nghiêm ngặt để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quản trị.

1. Danh mục các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ

Căn cứ theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp phải lưu giữ các nhóm tài liệu sau đây:

• Hồ sơ pháp lý và quản lý nội bộ: Bao gồm Điều lệ công ty; các quy chế quản lý nội bộ; sổ đăng ký thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc sổ đăng ký cổ đông (đối với công ty cổ phần).
• Giấy phép và văn bằng bảo hộ: Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các loại giấy phép con và giấy chứng nhận khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Hồ sơ tài sản: Các tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty (như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe...).
• Hồ sơ quản trị: Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp được ban hành qua các thời kỳ.
• Hồ sơ chứng khoán: Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán (nếu có).
• Hồ sơ kiểm soát và thanh tra: Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
• Hồ sơ kế toán: Sổ kế toán, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hằng năm.

Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;...

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Địa điểm và thời hạn lưu giữ tài liệu

Pháp luật quy định rõ, các tài liệu nêu trên phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp muốn lưu giữ tại địa điểm khác thì địa điểm đó phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.

Về thời hạn lưu giữ, khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014 dẫn chiếu đến các quy định pháp luật có liên quan. Ví dụ:

• Đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành: Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm.
• Đối với chứng từ kế toán trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
• Đối với các tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng: Lưu trữ vĩnh viễn.

3. Rủi ro bị xử phạt hành chính nếu không tuân thủ

Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan trong việc lưu trữ biên bản họp hoặc sổ đăng ký thành viên. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP (có hiệu lực tại thời điểm năm 2019), hành vi vi phạm về chế độ lưu giữ tài liệu sẽ bị xử phạt khá nặng.

Cụ thể, hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác quy định trong Điều lệ công ty có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc phải thực hiện việc lưu giữ tài liệu theo đúng quy định.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh các rắc rối không đáng có khi cơ quan chức năng kiểm tra, doanh nghiệp nên thiết lập một bộ phận hoặc quy trình lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, đảm bảo mọi quyết định, biên bản họp và chứng từ tài chính luôn sẵn sàng tại trụ sở.