Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc thiết lập một hành lang kỷ luật rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là lá chắn pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Đối với mô hình công ty hợp danh, việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019 là một bước đi chiến lược không thể bỏ qua.

Nội quy lao động - 'Xương sống' kỷ luật của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, một điểm mấu chốt mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý là:

"Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản."

Như vậy, nếu công ty hợp danh của bạn có quy mô từ 10 nhân sự trở lên, việc sở hữu một bản nội quy bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước là nghĩa vụ bắt buộc.

5 Nội dung 'vàng' không thể thiếu trong bản nội quy

Một bản nội quy lao động chuẩn chỉnh không chỉ là sự liệt kê các quy tắc khô khan mà phải bao quát được các khía cạnh vận hành thực tế. Căn cứ vào Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung chủ yếu bao gồm:

• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Quy định rõ ca làm việc, thời điểm bắt đầu, kết thúc và các chế độ nghỉ ngơi giữa giờ, nghỉ hàng năm.
• Trật tự tại nơi làm việc: Văn hóa ứng xử, trang phục và phạm vi di chuyển trong giờ làm việc.
• An toàn và vệ sinh lao động: Các biện pháp phòng ngừa tai nạn, cháy nổ và trách nhiệm bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân.
• Bảo vệ tài sản và bí mật: Danh mục các tài liệu, bí mật kinh doanh hoặc sở hữu trí tuệ cần được bảo mật tuyệt đối.
• Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Các hành vi vi phạm đi kèm hình thức xử lý cụ thể và mức bồi thường thiệt hại tương ứng.

Quy trình đăng ký nội quy lao động: 3 bước chuẩn chỉnh

Để bản nội quy có hiệu lực pháp lý cao nhất, công ty hợp danh cần thực hiện trình tự đăng ký theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị đăng ký, bản nội quy lao động, biên bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và các quyết định ban hành liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan chức năng sẽ thông báo hướng dẫn sửa đổi. Nếu không có phản hồi trái chiều, nội quy sẽ chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Những lưu ý 'sống còn' cho doanh nghiệp

Đối với các công ty hợp danh nhỏ (dưới 10 lao động), dù không bắt buộc đăng ký nhưng vẫn khuyến khích ban hành nội quy bằng văn bản để làm căn cứ giải quyết tranh chấp. Trong trường hợp không có văn bản, các thỏa thuận về kỷ luật phải được ghi nhận rõ ràng trong Hợp đồng lao động.

Việc tuân thủ đúng thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt hành chính mà còn tạo dựng niềm tin, sự chuyên nghiệp trong mắt người lao động, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty hợp danh.