Trong môi trường quản trị doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là đối với các mô hình công ty cổ phần có quy mô nhân sự lớn, việc xây dựng và ban hành nội quy lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quan trọng để duy trì kỷ luật và trật tự sản xuất. Tuy nhiên, để nội quy này có hiệu lực pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

Quản lý doanh nghiệp cần nắm vững quy định về đăng ký nội quy lao động (ảnh minh họa)

Tại sao công ty cổ phần phải đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Đặc biệt, nội quy lao động phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Việc đăng ký này nhằm đảm bảo các quy định trong nội quy không trái với pháp luật lao động, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động. Nếu không đăng ký, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc áp dụng các hình thức kỷ luật lao động hoặc giải quyết tranh chấp sau này.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Tính đến tháng 07/2019)

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu và thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Bộ luật Lao động 2012 (Số hiệu 10/2012/QH13).
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động.
• Nghị định 148/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 05/2015/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/12/2018).

Mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động dành cho công ty cổ phần được trình bày chuẩn quy thức văn bản hành chính:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ................................ V/v: Đăng ký nội quy lao động

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------- …, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ..........................................

Thực hiện Bộ luật Lao động 2012; Nghị định 05/2015/NĐ-CP và Nghị định 148/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động.

Tên doanh nghiệp: ..............................................................

Mã số doanh nghiệp: .........................

Địa chỉ: ...........................................................................................................................................

Điện thoại: ........................................ Fax: ..................................................

Đề nghị Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ................................. xem xét và thông báo kết quả đăng ký Nội quy lao động, kèm theo hồ sơ gồm có:

1. Quyết định ban hành Nội quy lao động.
2. Bản Nội quy lao động.
3. Biên bản góp ý của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở (hoặc tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở).
4. Các văn bản quy định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nơi nhận: - Như trên; - Ban chấp hành Công đoàn cơ sở; - Lưu VP.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Việc thảo luận nội quy lao động cần có sự tham gia của đại diện tập thể lao động (ảnh minh họa)

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động chi tiết

Căn cứ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2012, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Theo mẫu nêu trên.
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Các quy định nội bộ khác nếu có.
• Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở: Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tính dân chủ trong doanh nghiệp.
• Nội quy lao động: Bản chính văn bản nội quy dự kiến ban hành.

Trình tự và thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Lưu ý quan trọng: Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên rà soát kỹ các nội dung về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động và các hình thức kỷ luật để đảm bảo không vi phạm các điều cấm của pháp luật. Việc sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tránh các sai sót không đáng có trong quá trình đăng ký.