Trong nỗ lực làm lành mạnh hóa môi trường kinh doanh và ngăn chặn triệt để tình trạng thành lập "doanh nghiệp ma" để mua bán hóa đơn bất hợp pháp, Bộ Tài chính đã ban hành những thay đổi mang tính bước ngoặt trong quy trình quản lý thuế. Cụ thể, kể từ ngày 01/7/2026, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ chính thức bổ sung bước xác thực sinh trắc học bắt buộc đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Bước ngoặt mới trong quản lý thuế: Vì sao phải xác thực sinh trắc học?

Thời gian qua, mặc dù việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mang lại nhiều tiện ích vượt trội, song kẽ hở pháp lý vẫn bị các đối tượng xấu lợi dụng. Nhiều đường dây mua bán hóa đơn giả quy mô hàng nghìn tỷ đồng đã bị triệt phá, với thủ đoạn chung là sử dụng giấy tờ giả hoặc thuê người đứng tên để thành lập hàng loạt doanh nghiệp nhằm mục đích xuất hóa đơn khống.

Để bịt kín kẽ hở này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Theo đó, tại điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xác thực sinh trắc học đối với người đại diện theo pháp luật là yêu cầu bắt buộc khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định này không chỉ giúp cơ quan thuế xác định chính xác danh tính của người chịu trách nhiệm trước pháp luật mà còn bảo vệ chính các doanh nghiệp chân chính khỏi nguy cơ bị mạo danh, đánh cắp thông tin để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật về thuế.

Chi tiết quy trình đối chiếu thông tin tự động bằng sinh trắc học

Quy trình kỹ thuật và thủ tục hành chính chi tiết đã được Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể tại điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Theo đó, quy trình đối chiếu thông tin được thiết lập hoàn toàn tự động và liên thông giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia:

"Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử, bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ."

Sự liên thông này đảm bảo rằng mọi thông tin khai báo của người nộp thuế sẽ được kiểm chứng ngay lập tức với dữ liệu gốc của Bộ Công an và Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Công nghệ sinh trắc học (quét khuôn mặt, vân tay) sẽ là chốt chặn cuối cùng để xác nhận người thực hiện giao dịch chính là chủ sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp.

Kịch bản xử lý hồ sơ: Khớp đúng và không khớp thông tin

Thông tư 91/2026/TT-BTC vạch rõ hai kịch bản xử lý hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử dựa trên kết quả đối chiếu tự động của hệ thống:

• Trường hợp thông tin KHÔNG khớp đúng: Hệ thống quản lý thuế sẽ tự động từ chối hồ sơ. Đồng thời, hệ thống tự động gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó chỉ rõ các trường thông tin chưa phù hợp (ví dụ: sai lệch số CCCD, họ tên không trùng khớp, hoặc xác thực khuôn mặt thất bại) để người nộp thuế biết và thực hiện điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
• Trường hợp thông tin KHỚP ĐÚNG: Hệ thống tiếp tục gửi yêu cầu để người nộp thuế xác nhận thông qua địa chỉ thư điện tử (email) hoặc số điện thoại đã đăng ký. Người nộp thuế phải thực hiện xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu quá thời hạn này mà người nộp thuế không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hồ sơ đăng ký cũng sẽ bị hệ thống tự động từ chối.

Sau khi hoàn tất bước xác thực, nếu người nộp thuế không thuộc diện rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Ngược lại, đối với các trường hợp có dấu hiệu rủi ro cao, vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ hoặc thuộc diện phải kiểm tra, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc tiến hành xác minh hoạt động thực tế tại trụ sở trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Hướng dẫn người nộp thuế thực hiện xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile

Để chuẩn bị cho quy định mới áp dụng từ ngày 01/7/2026, người nộp thuế cần nắm rõ các bước thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế:

1. Bước 1: Đăng nhập ứng dụng: Người đại diện theo pháp luật sử dụng tài khoản Định danh điện tử (VNeID mức độ 2) để đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile.
2. Bước 2: Truy cập chức năng: Chọn mục "Hóa đơn điện tử", sau đó chọn "Tờ khai chờ xác thực".
3. Bước 3: Thực hiện sinh trắc học: Nhấn vào nút "Sinh trắc học". Hệ thống sẽ yêu cầu người dùng quét khuôn mặt (camera trước) theo hướng dẫn trên màn hình để đối chiếu với dữ liệu của Bộ Công an.
4. Bước 4: Gửi tờ khai: Nếu kết quả khớp đúng, hệ thống hiển thị thông báo "Xác thực sinh trắc học thành công". Người nộp thuế nhấn "Gửi tờ khai" để hoàn tất quy trình gửi tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Lưu ý đặc biệt: Đối với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài không đủ điều kiện thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile, họ phải mang theo hộ chiếu, căn cước công dân và ảnh chân dung đến trực tiếp cơ quan thuế để công chức thuế lập biên bản và cập nhật trạng thái xác thực thủ công trên hệ thống.

Sự khác biệt cốt lõi so với quy định cũ tại Thông tư 32/2025/TT-BTC

Việc ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC là một bước tiến lớn so với quy định trước đó tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Bảng so sánh dưới đây làm nổi bật những điểm cải cách quan trọng này:

Tóm lại, quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước theo hướng hiện đại hóa, chuyển đổi số toàn diện mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch. Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin đăng ký thuế chính xác và chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện kỹ thuật (như cài đặt ứng dụng eTax Mobile, đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2) để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026 diễn ra thuận lợi, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.