Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chứng từ điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động quản trị tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc phát sinh sai sót trong quá trình khởi tạo là điều khó tránh khỏi. Kể từ ngày 01/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy trình xử lý các sai sót này đã được quy định cụ thể và chặt chẽ hơn.

1. Hiểu đúng về chứng từ điện tử theo quy định mới

Chứng từ không chỉ đơn thuần là những tờ giấy ghi chép, mà là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận các giao dịch kinh tế, nghiệp vụ kế toán. Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

"Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in."

Đặc biệt, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã làm rõ hơn khái niệm chứng từ điện tử tại khoản 5 Điều 3, nhấn mạnh đây là dạng dữ liệu điện tử được cấp bằng phương tiện điện tử bởi tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

2. Quy trình xử lý chứng từ điện tử lập sai từ ngày 01/6/2025

Điểm mới đáng chú ý nhất là việc bổ sung Điều 34a vào sau Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, nguyên tắc xử lý chứng từ điện tử sai sót sẽ được áp dụng tương tự như đối với hóa đơn điện tử.

Cụ thể, khi phát hiện chứng từ điện tử đã lập có sai sót, tổ chức khấu trừ thuế cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Xác định tính chất sai sót để lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ.
• Bước 2: Thực hiện lập chứng từ điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) theo đúng nghiệp vụ thực tế.
• Bước 3: Gửi thông báo về chứng từ điện tử đã lập có sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Việc áp dụng nguyên tắc tương tự Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp tạo ra sự thống nhất trong quản lý hóa đơn, chứng từ, giảm bớt sự lúng túng cho kế toán doanh nghiệp khi xử lý các tình huống phát sinh.

3. Tiêu chuẩn định dạng kỹ thuật bắt buộc

Để đảm bảo tính đồng bộ và khả năng trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống, chứng từ điện tử phải tuân thủ các định dạng kỹ thuật khắt khe:

• Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language).
• Cấu trúc gồm hai thành phần chính: Dữ liệu nghiệp vụ và Dữ liệu chữ ký số.
• Phải hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để người dùng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử mà không gây hiểu lầm.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tương thích với các mẫu biểu mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP trước thời điểm 01/6/2025 nhằm tránh các rủi ro về chậm trễ hoặc sai sót trong kê khai thuế.